Welcome
Welcome! We're glad to have you on the team.
Our Mission — How we show up every day
To grow premium crops and resilient partnerships through disciplined execution, innovative thinking, and a commitment to stewardship — for our customers, our land, and our people.
Our Vision — Where we're going
To redefine modern farming — blending innovation, integrity, and scale to create lasting value for our people, partners, and land.
Bienvenida
¡Bienvenido! Nos alegra tenerte en el equipo.
Nuestra Misión — Cómo nos presentamos cada día
Cultivar cosechas premium y relaciones resilientes a través de la ejecución disciplinada, el pensamiento innovador y un compromiso con el cuidado responsable — para nuestros clientes, nuestra tierra y nuestra gente.
Nuestra Visión — Hacia dónde vamos
Redefinir la agricultura moderna — combinando innovación, integridad y escala para crear valor duradero para nuestra gente, nuestros socios y nuestra tierra.
These sections were added or updated since the original sign-off. Please review.
- NEWPaychecks & CompensationMay 28, 2026
- NEWTime Clock PolicyMay 28, 2026
- NEWSkills-Based Pay PolicyMay 28, 2026
- NEWCompany Charge Account & Card PolicyMay 28, 2026
- UPDATEDSafety Policy — Take 5. See Something, Say Something.May 28, 2026
- NEWBurning PolicyJune 2, 2026
- UPDATEDFleet Management — G4D Vehicle Management Power AppMay 24, 2026
- NEWNo Smoking PolicyApril 1, 2026
Estas secciones se agregaron o actualizaron después de la firma original. Por favor revísalas.
- NUEVOCheques de Pago y Compensación28 de mayo de 2026
- NUEVOPolítica del Reloj Checador28 de mayo de 2026
- NUEVOPolítica de Pago Basado en Habilidades28 de mayo de 2026
- NUEVOPolítica de Cuentas de Crédito y Tarjetas de la Compañía28 de mayo de 2026
- ACTUALIZADOPolítica de Seguridad — Take 5. See Something, Say Something.28 de mayo de 2026
- NUEVOPolítica de Quemas2 de junio de 2026
- ACTUALIZADOAdministración de Flota — G4D Vehicle Management Power App24 de mayo de 2026
- NUEVOPolítica de No Fumar1 de abril de 2026
Paychecks & Compensation
Paychecks
Paychecks are issued biweekly by direct deposit on the Friday morning following the close of the two-week pay period. Each pay period runs from Sunday morning through the Saturday night two weeks later.
Advances
Advances are made only on an emergency basis and are generally limited to $2,000. A $50 processing fee applies for every $1,000 advanced.
- For advances of $1,000 or less, $250 is withheld from each paycheck until paid in full.
- For advances of $2,000, $375 is withheld from each paycheck until paid in full.
- Employees receiving an advance must sign a document requesting it and authorizing the Company to withhold the amount from future earnings.
Final Paycheck
Before your final check is issued, you must complete the following:
- Return any Company-provided pickup to the shop.
- Return any Company-provided cell phone and chargers to the office.
- If living in Company-provided housing, clean it and have it inspected by your supervisor.
- Return any issued coveralls.
- Return any issued tools.
- Return any issued Company credit card.
Confidentiality
We recommend that employees not discuss their compensation with anyone other than their supervisor.
Compensation for Employment
Grant 4-D Farms hires and promotes based on each employee's ability to meet the skill requirements of the job and to contribute to the efficient operation of the farm.
Employees are paid based on skills and demonstrated ability — not tenure. A skills matrix determines pay and covers a wide range of work, including basic labor, irrigation, equipment operation, truck driving, repairs, and leadership. The more skills an employee can safely and consistently perform, the higher the pay rate. New employees are evaluated at the start of employment to establish an initial pay level and may begin at a conservative rate until skills are verified through certification.
Employees can increase their pay by learning additional skills and passing certification tests:
- H-2A spring-start employees are re-evaluated in July.
- H-2A fall-start employees are re-evaluated the following March.
- After the first year, H-2A employees are evaluated before the end of each contract, with pay adjustments made the following March.
- Domestic employees are evaluated annually before March, with pay adjustments made at that time.
Human Resources provides each employee with their skills-matrix score and corresponding pay rate, and managers help verify skill proficiency. As skills and responsibility grow, compensation grows with them.
Grant 4-D Farms complies with all federal, state, and local laws, including those covering bribery, corruption, extortion, and embezzlement. As a condition of employment, all employees must report any violation to the Human Resources Manager. Any employee may refer applicants to Grant 4-D Farms, but all hiring decisions are made through the HR Manager. Employees are assigned to managers by HR. An employee may not work for a new manager if they have been terminated by a previous manager.
Time Clock Policy
Accurate time-clock records are essential to fair pay, payroll compliance, food-safety records, and knowing where every employee is during the workday for safety purposes. This policy covers how, when, and where to clock in and out, what to do when you miss a punch, and the limits on manual time adjustments.
Time-Clock System
Grant 4-D Farms ("the Company") uses an internally developed mobile app — the G4D Vehicle Management Power App — installed on your phone, for time tracking. For cellar-crew employees, an iPad time clock is provided at the cellar. Shop, office, and cellar workers clock in and out at their respective locations. Irrigators and equipment operators must travel to their place of work before clocking in. Employees must clock out for lunch.
Where & When to Clock In
Clock in at your designated place of work — not before. Your designated place of work is wherever you normally start your shift:
- Shop crew: the shop you're assigned to.
- Cellar crew: the cellar.
- Office staff: the office.
- Equipment operators: the yard or field where your equipment is staged that day.
- Irrigators: the first field on your route — clock in when you arrive to change water.
Clocking in from your driveway, from the road during your commute, or before you've actually reached your work location is not permitted. Punches are GPS-stamped through the app, and supervisors verify location when reviewing time records. Clocking in before you've started work is treated the same as any other falsification of time records.
Arriving Early
If you arrive at your designated place of work before your shift start time, you are not on the clock until your shift starts. Do not clock in early because you got there early — wait for your shift start time, then clock in.
Commute-Time Baseline (for Off-Site Assignments)
When the Company sends you to work somewhere other than your normal place of work for the day, your travel time is compensated using a simple rule: your normal commute is your baseline, and the same baseline applies in both directions.
- Morning: clock in approximately the same number of minutes after leaving home as your normal commute would have taken. If your normal commute to the shop is 20 minutes, clock in roughly 20 minutes after you leave home — even if you're still driving and even if today's drive is much longer.
- Evening: clock out approximately your normal-commute amount of time before you arrive home. If your normal commute is 20 minutes, clock out roughly 20 minutes before you get home.
The baseline is your normal commute, full stop. Set an alarm on your phone when you leave home and use it as your reminder. The TAR threshold below still applies — repeatedly missing this and fixing it with TARs counts as a chronic missed-punch pattern.
If your home address or your normal place of work changes, tell your supervisor so your baseline can be updated.
Example. Maria's normal commute is 20 minutes from home to the Rupert shop. Today she's sent to a field 90 minutes from home. She leaves home at 5:30 a.m. and clocks in at 5:50 a.m. After her shift she leaves the field at 5:00 p.m., reaches home at 6:30 p.m., and clocks out at 6:10 p.m.
Waiting Time & Ride-Sharing
If you finish your work but stay on-site waiting for a ride home from a coworker, clock out first and wait off the clock. The same applies if you arrive early because a coworker drove you in: don't clock in until your shift starts and you're actually working. The Company does not pay for time spent waiting for a ride.
Missed Punches & Time Adjustment Requests (TARs)
A Time Adjustment Request (TAR) is a manual time entry submitted to your supervisor after the fact, used to correct a missed punch — for example, forgetting to clock in or out, forgetting the lunch-out punch, a dead battery, a lost phone, no signal in the field, or an app outage. TARs are a legitimate tool for occasional issues. They are not a substitute for using the time clock.
Expectations
Every employee is expected to clock in at the start of their shift, clock out and back in for lunch, and clock out at the end of the shift. If you realize you missed a punch, submit the TAR to your supervisor the same day with a brief, truthful reason.
Allowable Threshold
Occasional misses happen. To keep the system honest, the following thresholds apply over a rolling 90-day window:
- 0–2 TARs in 90 days: normal. No action.
- 3 TARs in 90 days: verbal warning from your supervisor and a refresher on using the app.
- 5 TARs in 90 days, OR a TAR in three consecutive pay periods: written warning placed in your personnel file.
- Continued pattern after a written warning: final written warning, or short unpaid suspension at management's discretion.
- Continued pattern after the final warning: termination.
A TAR for a documented system-wide outage, or for a phone that was confiscated or repaired by the Company, does not count toward the threshold. Supervisors approve or deny each TAR based on the facts, record the reason given, and are expected to coach employees before they reach the next disciplinary step.
Skills-Based Pay Policy
Grant 4-D Farms has implemented a Skills-Based Pay Program designed to recognize and reward the abilities, experience, and contributions of every employee. This program applies to all team members, including H-2A workers, who are evaluated alongside domestic workers using the same criteria — ensuring fairness and consistency across the organization.
All pay determinations comply with applicable wage requirements, including the Adverse Effect Wage Rate (AEWR) established for agricultural workers.
Initial Skill Rating
Every employee is assigned an initial skill rating upon hire or at the start of their employment with Grant 4-D Farms. This rating is determined by the employee's Manager and Director, and is based on:
- Demonstrated abilities at the time of hire.
- Previous work experience and references.
- Equipment operation knowledge.
- Mechanical and technical skills.
- Leadership and teamwork capabilities.
- Overall value to operations.
Skills Testing Opportunities
Twice each year — in July and November — Grant 4-D Farms offers skills testing for all interested employees. These testing periods are open to anyone who wants to demonstrate or expand their skill set in any of the following areas:
- Equipment operation (tractors, trucks, harvesters, and similar).
- Irrigation system management.
- GPS and precision-agriculture technology.
- Mechanical and repair skills.
- Welding (basic and advanced).
- Leadership and supervisory skills.
- Safety practices and protocols.
- English proficiency (reading, writing, speaking).
- Computer and Excel skills.
- Other relevant competencies as identified by management.
Program Administration
Skills tests are administered by management and supervised by Human Resources to ensure consistency, fairness, and proper documentation of results. Successful completion of a skill test may result in pay-rate adjustments, expanded responsibilities, or opportunities for advancement.
Equal Opportunity Statement
Grant 4-D Farms is committed to providing equal opportunity for skills development, recognition, and advancement to all employees — including both domestic and H-2A workers — without discrimination on the basis of race, national origin, age, gender, religion, or any other protected status.
Tool Policy
A full set of personally owned hand tools is required to work on the farm as an irrigator, equipment operator, or shop-crew member. Hand tools must be with the employee on the job.
Specialty Tools
Specialty tools needed to perform the duties of a specific role can be requested through your director or manager.
- Irrigators: tools may be issued at the start of the season and must be returned in full at the end of the season. Missing or damaged items will be charged to the employee.
- H-2 workers: tools are issued at the start of the season and must be returned in full at the end of the season. Missing or damaged items will be charged to the employee.
- Truck drivers: tools are not required, but highly recommended.
- Tool advances: employees may request an advance against future earnings to acquire personal tools (see Advances).
Personal vs. Farm Purchases
Some items may be either personal or farm-supplied:
- Clothing: clothing and all gloves (except irrigation rubber gloves, boots, and aprons) must be purchased by the employee.
- Harvest gloves: must be purchased by the employee and kept in good working order for sanitation.
- Shop supplies: the farm supplies safety glasses, which must be worn whenever an eye-safety hazard exists. Ask your supervisor if you need a pair.
- PPE: Personal Protective Equipment is supplied by the farm, and employees must use it when required by law, farm policy, or a product label.
Employees who need to cut or weld must purchase their own welding helmet, cutting shield, and welding gloves, as these are considered personal tools.
Required Tools — Irrigators
As a condition of employment, irrigators must have at least the following hand tools:
| Tool | Qty |
|---|---|
| Pliers | 1 |
| Pipe wrench, 12 in. or larger | 1 |
| Regular screwdriver | 1 |
| Phillips screwdriver | 1 |
| Hacksaw | 1 |
| Hammer | 1 |
| 12-inch adjustable wrench | 1 |
| Allen wrench to fit wheel lines | 2 |
| Chain breaker (only if moving wheel lines) | 1 |
| End wrench, 7/16 | 1 |
| End wrench, 1/2 | 1 |
| End wrench, 9/16 | 2 |
| End wrench, 3/4 | 1 |
| End wrench, 1 | 1 |
Required Tools — Equipment Operators
Equipment operators must carry enough tools to adjust and maintain their machines. Minimum list:
| Tool | Qty |
|---|---|
| End wrenches, 1/4 to 1-1/4 | 2 each |
| Adjustable wrench, 14 in. | 1 |
| 3/8 drive sockets, 1/4 to 3/4 | 1 set |
| 1/2 drive sockets, 3/8 to 1-1/4 | 1 set |
| Hammer | 1 |
| Pliers | 2 |
| Hacksaw | 1 |
| Pipe wrench, 18 in. | 1 |
| Screwdrivers | Complete set |
| Allen wrenches | Complete set |
| Punches | Complete set |
| Tape measure | 1 |
Employee Purchasing Policy
Purpose
This policy ensures that employees authorized to commit Grant 4-D Farms to purchase goods and services do so in line with the Company's needs.
Why It Matters
Being able to acquire goods and services promptly is essential to keeping work moving. Extending that ability to employees, however, can expose the Company to risk from unnecessary or surplus purchases. This policy limits that risk.
Grant 4-D Farms asks every employee to treat Company money with respect and in the Company's best interest.
Purchase Authorization Levels
- Pre-Authorized: goods and services needed to complete tasks within an individual job description, below the thresholds listed below. Example: an irrigator is pre-authorized to buy hose clamps and replacement parts up to $500.
- Verbal Authorization Required: purchases that exceed an employee's threshold. Example: an operations manager (threshold $1,000) needing to purchase a $1,500 hydraulic ram must get authorization from their direct manager before the purchase.
- Written Authorization Required: employees who abuse verbal authorization may be required to obtain written authorization from their direct manager before any purchase above their threshold.
Single-Purchase Thresholds
| Role | Limit |
|---|---|
| Irrigator | $500 |
| Irrigation Manager | $1,000 |
| Operator | $500 |
| Operations Crew Manager | $1,000 |
| Shop Manager | $1,000 |
| Director | $1,000 |
| Senior Management | Determined by CEO |
Written Authorization Process
- Before making the purchase, the employee must receive authorization from their direct manager, which is recorded on a written authorization form and signed by the manager. The form must be turned in to the office within two days of the transaction (or sooner, if requested).
- If only a verbal authorization is possible at the time of purchase, the employee must obtain the manager's signature within two days (or sooner, if requested).
- Employees assume personal liability for any purchases made without prior consent.
General Purchasing Rules
- Make purchases with good judgment and in the best interest of the Company.
- All employees receive an individual ID card. When making purchases on Company accounts, you must present this card to the cashier or salesperson. Without it, you cannot make the purchase.
- Employee cards are Company property. On termination, the card must be returned to the office before the final paycheck is issued.
- Your employee number serves as the purchase-order number for all transactions.
- All employees must use Company cards for Company purchases.
- Managers will review and approve their employees' purchases promptly when asked by Accounts Payable.
Unauthorized Purchases
Consequences for unauthorized purchases may include, but are not limited to:
- A written warning placed in the employee's file.
- Three written citations within a year may result in suspension, termination, or fines.
- Unauthorized purchases of personal goods or services will be treated as an advance (see Advances).
- The employee's ID card may be taken, with a three-month probation during which the employee cannot make purchases on Company accounts.
- The employee may be required to follow the written pre-authorization process.
Unnecessary Purchases
Unnecessary or surplus purchases will be handled case-by-case and may result in suspension, termination, or fines.
Company Charge Account & Card Policy
Grant 4-D Farms holds vendor charge accounts at select suppliers and issues BREX corporate credit cards to employees whose roles require them. Both exist solely for legitimate Company business purchases. This policy covers the mechanics of paying with each, the documentation required, and the rules around meals, travel, and personal purchases. The authorization thresholds and the broader "should I be buying this at all?" framework are covered in the Employee Purchasing Policy (the previous section).
Vendor Charge Accounts
We maintain charge accounts at certain vendors so employees can pick up parts and supplies without paying out of pocket. Use of these accounts is governed by the Employee Purchasing Policy — including the per-role authorization thresholds, the requirement to present your Employee ID card at the register, and the use of your employee number (or a Finance-issued PO) as the purchase-order reference. Always request an itemized receipt and turn it in to Finance.
BREX Cards
BREX corporate credit cards are issued across a wide range of roles — parts runners, managers, certain field employees with operational needs such as over-the-road semi drivers who buy fuel and lodging on the road. BREX is also our fuel card; there is no separate fuel card system.
- Card issuance, credit limits, and category restrictions are set by the Controller based on the employee's role.
- Your card is yours. Do not lend it to a coworker, share the number, or let anyone else use it.
- Report a lost, stolen, or compromised card to the Controller immediately so it can be frozen.
- Return your BREX card to the Controller on or before your last day of employment.
Receipts, Memos & Reporting Deadlines
Every BREX transaction requires both an itemized receipt and a memo, submitted through the BREX app:
- Itemized receipt — the full receipt from the vendor showing what was purchased. A credit-card slip alone is not enough.
- Memo — a short description of what was purchased, the business purpose, and (for meals or hosting) the attendees and their company affiliation.
Receipts and memos must be submitted in BREX by the end of each calendar month, before the month-end close process. Finance may adjust the cadence from time to time; the current published schedule always governs.
Travel-Specific Spend
When traveling on Company business, the following are appropriate BREX charges:
- Lodging.
- Fuel for the Company or rental vehicle you're using to travel.
- Rental vehicle (when one is needed).
- Registration or attendance fees for meetings, conferences, or trainings.
- Customer or partner entertainment that has been pre-approved (see Meals & Entertainment below).
Food and drink per diem during overnight travel is handled separately under the Per Diem Policy ($45/day allowance) and is not charged to BREX.
Meals & Entertainment
Meals and entertainment charged to a BREX card must:
- Comply with current IRS rules for deductible business meals (legitimate business purpose, reasonable amount, attendees documented).
- Be appropriate to the role and responsibilities of the employee. A parts runner grabbing a meal on a long out-of-town parts run is reasonable; client dinners and similar hosted events belong to roles where that's part of the job.
- Be pre-approved by your manager for any non-routine spend, especially when hosting outside parties.
Personal Purchases — Strictly Prohibited
- No personal purchases on any Company charge account or BREX card, ever — not even with the intent to reimburse later.
- A genuinely mistaken personal charge (you grabbed the wrong card) must be reported to Finance the same day and reimbursed promptly. It will be treated as an advance per the Employee Purchasing Policy.
- Intentional personal use of Company purchasing privileges is grounds for immediate termination and may be referred for prosecution.
Returns, Refunds & Cash
- Returns must be credited back to the original charge account or card. Do not take cash or accept in-store credit issued to you personally.
- Cash advances on BREX cards are not permitted.
Safety Policy — Take 5. See Something, Say Something.
Why this matters
Our number-one goal every day is that every employee goes home in the same condition they arrived. Equipment can be repaired. Crops can be replanted. People can't be replaced. Safety isn't a checkbox — it's how we look out for each other, our families, and the people who depend on us.
Grant 4-D Farms provides safe working conditions, complete instructions on safe working methods, and the equipment needed to protect employees against hazards. Your job is to use those tools, follow the rules, and speak up when something isn't right.
Your Responsibilities
- Observe all applicable safety requirements.
- Use the safety equipment provided.
- Practice safety at all times.
- Help detect and eliminate unsafe conditions and acts.
- Know your role in the Company's accident-prevention program.
- Attend all safety-training meetings.
- Immediately report any unsafe condition, near-miss, or hazard to your supervisor.
Take 5 — Slow Down Before You Start
Before any task, take five minutes to think through what you're about to do. Most farm injuries don't happen because someone didn't know the rules — they happen because someone got in a hurry. Take 5 is the habit that slows you down long enough to see what's coming.
The five steps:
- Stop. Pause before you start. Don't reach for the wrench, the start switch, or the clutch yet.
- Look. Walk the area. What's around you? People, equipment, power lines, weather, animals, traffic.
- Assess. What could go wrong? What's the worst-case outcome? Think about pinch points, stored energy, blind spots, slips, falls, heat.
- Manage. Eliminate or control the hazards you found. PPE on. Guards in place. Bystanders moved. Spotter in position. If a hazard can't be controlled, stop and get your supervisor.
- Proceed Safely. Start the task — and keep checking conditions as the job goes.
A Culture of Reporting — See Something, Say Something
See something, say something. Most accidents start as something smaller — a near-miss, a piece of equipment that's been making a funny noise, a process step that always feels rushed, a hazard somebody walked past three times this week. The only way we catch those things before someone gets hurt is if you tell us.
When you report something, you're not getting yourself or a coworker in trouble — you're protecting the next person who would have walked into the same hazard.
- Near-misses count. If something almost went wrong, we want to hear about it. No injury required.
- Equipment issues count. A broken guard, a worn brake line, a sketchy ladder — report it. Don't assume someone else will.
- Process issues count. If a job feels rushed, unsafe, or impossible to do safely, tell your supervisor.
- No blame for the report itself. Reporting in good faith — including reports involving your own mistake — will not result in discipline for the act of reporting. The underlying conduct will be reviewed on its own.
- When in doubt, report it. If you're wondering whether something is worth reporting, report it. Better one extra phone call than one extra injury.
Reporting Injuries, Accidents & Near-Misses — Mechanics
- Any injury, accident, or equipment damage must be reported to your supervisor within one hour. Don't wait until end of shift, don't go home and call tomorrow.
- For a serious injury or medical emergency, get help first: call 911, then notify your supervisor.
- The Company does not retaliate against employees who report safety issues, injuries, or hazards in good faith.
Required Safe Practices
Failure to follow these may result in discipline or termination.
- PPE. Wear Personal Protective Equipment any time the law, a product label, or farm policy requires it. Safety glasses any time there is an eye-injury hazard. Seat belts in all vehicles and equipment.
- Equipment guards & maintenance. Keep safety guards in place. Do not bypass an interlock or guard to make a job easier. Follow lockout/tagout before servicing equipment with stored energy.
- Pinch points, PTOs, rotating shafts. Know where they are, stay clear, and warn coworkers. Never wear loose clothing around a PTO.
- Power lines. Know the location of high-voltage lines when moving pipe or equipment. Keep irrigation pipe and equipment away from power lines — contact with a power line is one of the most common ways farm workers are killed.
- Wide loads on public roads. Attach flags. Do not move wide equipment at night unless accompanied by pilot vehicles front and rear.
- Working alone in remote fields. Tell your supervisor where you'll be, keep your phone charged and on you, and check in on the cadence your route requires. If you can't reach a supervisor and a situation feels unsafe, stop and call.
- Electrical work. Do not attempt to repair electrical equipment unless you are qualified and authorized.
- Heat illness. In Idaho summers we work in real heat. Drink water before you're thirsty, take shade breaks, and tell your supervisor immediately if you or a coworker feels dizzy, nauseous, has stopped sweating, or is confused. Heat stroke is a medical emergency.
Drug & Alcohol
- Being under the influence of any illegal drug, a controlled substance not prescribed to you, or alcohol while on the job is grounds for immediate dismissal.
- If there is a reasonable question of impairment, a drug and alcohol test will be administered.
- A drug and alcohol test is required after any accident that results in injury or serious equipment damage.
- Refusal to test in either situation is grounds for immediate dismissal.
Driving
- Employees whose duties require driving a Grant 4-D Farms vehicle must maintain a motor-vehicle record that meets our insurance carrier's minimum standards for insurability. We reserve the right to review your MVR.
- After a vehicle or equipment accident on a public road that causes any damage, contact local law enforcement first, then your supervisor.
Grounds for Immediate Dismissal
In addition to the drug & alcohol rules above:
- Fast or reckless driving, or unsafe operation of equipment.
- Failing to report a serious injury, accident, or equipment damage to your supervisor within one hour.
- Refusing a drug and alcohol test required by this policy.
- Repeated or willful violation of the safety practices above after warning.
- A driving record that no longer meets the insurance carrier's minimum standards.
- A violation of the farm's food-safety policy (Grant 4-D Farms follows GAP and Harmonized GAP standards). Depending on severity, the result may be a written warning or termination.
Safety Training
Every employee must attend the safety-training meetings arranged by the Company. Specific roles (irrigation, equipment operation, shop, cellar) have additional role-specific training scheduled by the supervisor. Failure to attend required training is treated as a safety violation.
Burning Policy
Burning is a legitimate tool for clearing ditches, field edges, and crop residue when done carefully, but a careless burn can put people, equipment, and property at serious risk in minutes. This policy spells out when and how burning is permitted, what can and cannot be burned, and what to do if a fire gets away.
Spring Burning Requirements
Spring burning of ditches, field edges, clean vegetation, or other necessary agricultural sites is permitted only when the employees performing the work have:
- Obtained and reviewed the weather forecast for the day, including wind speed and direction.
- Confirmed conditions are safe for burning.
- Committed to monitoring the fire at all times.
- Prepared to extinguish the fire immediately if needed — using fire extinguishers, water, water trucks, water trailers, or other appropriate fire-suppression methods.
- Limited the burn area to ditches, borrow pits, field edges, or other approved areas that do not adjoin larger areas of dry vegetation or other materials that could also catch fire.
Burns Adjoining Larger Areas — Farm Director Required
If the area being burned adjoins a larger area that has the potential to catch fire, the employee must receive prior approval from a Farm Director. A water truck or water trailer must be on-site, and the authorizing Farm Director must be present during the high-risk period.
After June 1
After June 1, burning is only allowed when there is a required operational need and the burn has been specifically approved by a Farm Director. Any approved burn after June 1 must be done under the direct supervision of a Farm Director, and a water truck or water trailer must be on-site.
Approved Burnable Material
Approved burnable material is limited to clean, dry, untreated organic agricultural material, such as weeds, brush, ditch vegetation, field-edge vegetation, limbs, or crop residue.
Materials That May Not Be Burned
The following materials may not be burned under any circumstances:
- Household garbage.
- Shop trash.
- Chemical containers.
- Plastic.
- Tires.
- Rubber.
- Oil.
- Fuel-soaked material.
- Drip tape.
- Irrigation parts.
- Mixed debris.
- Any other man-made, chemical, or contaminated material.
If a Fire Becomes Uncontrolled
If a fire becomes uncontrolled or those managing the fire are no longer able to safely contain it, call 911 immediately. Once it is safe to do so, notify a manager or Farm Director immediately.
Property Damage
Any property damage — including damage to telephone poles, power poles, fences, buildings, equipment, irrigation structures, or other property — must be reported immediately.
Farm Vehicles
Operating pickups is expensive, and it is Company policy not to travel unnecessary miles. Farm vehicles may be used only for necessary farm-related business. Unnecessary trips — for example, driving to town for lunch — are against farm policy.
All farm equipment, including pickups, ATVs, and motorbikes, is for farm use only unless your supervisor gives explicit permission otherwise.
Many employees are given the privilege of driving a Company vehicle. Before being issued a Company vehicle — whether for irrigating, director, manager, senior-management, or 10-wheeler/semi use — the employee must sign the Company Vehicle Use Agreement (next section).
Maintenance
Maintenance of farm vehicles is the responsibility of the Truck Shop Manager, who has the authority to determine if abuse occurred and to set repair costs. Before replacing tires or doing other maintenance outside Company shops, employees must get approval from the Truck Shop Manager or Farm Director. Vehicles must be maintained as directed by the Truck Shop Manager.
Gas
Gas loans will not be made, and gas will not be sold from farm pumps — it is against the law. Each employee authorized to fuel up is issued a PIN for our Fuel Cloud system, and the employee is accountable for any gas pumped under that PIN.
Company Vehicle Use Agreement
I understand that I have been given the privilege of using a Company vehicle to perform my job duties. While that vehicle is in my care, custody, or control, I agree to the following:
- I will use the Company vehicle only for Company business, never for personal use, unless specifically authorized in writing by my supervisor or another Company representative with authority to authorize such use.
- If personal use of the vehicle is specifically authorized, only I will drive it.
- I will practice sound defensive-driving techniques and exercise reasonable care in operating the vehicle.
- Only Company employees, or other persons being transported for business purposes, will be allowed to ride in the vehicle. Only authorized Company personnel will be permitted to drive it.
- I will not drive the Company vehicle while consuming alcoholic beverages or other drugs, or while under their influence, and I will not allow anyone else to do so. Violation of this provision will result in termination.
- I will obey all traffic laws, ordinances, and regulations. I will personally pay any fines, parking tickets, or other assessments imposed on me for violations. The Company will not reimburse them.
- I will not smoke in the Company vehicle, nor allow passengers to smoke in it.
- Before driving, I will check tires, lights, wipers, horn, turn signals, mirrors, and brakes for safe operating condition. I will report or have any defects repaired promptly. I understand that maintenance of Company vehicles is the responsibility of the Truck Shop Manager, and that prior approval from the Truck Shop Manager is required before replacing tires or having other maintenance done outside Company shops.
- In the event of an accident, I will promptly comply with Company accident-reporting procedures.
- I understand the Company's auto insurance DOES NOT cover me when I am driving a non-Company vehicle for personal use; it insures only Company vehicles.
- I understand the Company's auto-insurance carrier requires all drivers to have a good driving record. The Company may review the driving record of any employee authorized to drive. If I cannot be insured by the Company's carrier, I may be terminated or required to provide my own insurance at my own expense.
- I understand it is farm policy not to travel unnecessary miles. Farm vehicles must be used only for necessary Company business.
- I am responsible for repairs caused by abuse while a vehicle is in my control. The Truck Shop Manager has authority to determine if abuse occurred and to set repair costs.
- I will keep the Company vehicle clean — inside and out — including washing the exterior, removing trash promptly, and cleaning the vehicle before dropping it off for maintenance.
- If my employment ends and I do not leave the Company vehicle in clean condition, I will be responsible for cleaning costs.
Truck Shop Policies & Procedures
Submitting Repairs or Service
- Irrigators: submit issues through your manager to the Farm Director, then to the truck shop.
- Operations: work with your manager to submit issues to the truck shop.
- Oil changes are required as indicated by the sticker placed inside the pickup windshield. Failure to bring your pickup in for service may result in loss of the Company vehicle (service is due within the next 500 miles).
- Schedule oil changes before peak season, when you may be unable to bring the pickup in.
- Contact the Truck Shop Manager directly by text message.
Communication
- All communication should be by text message or text within WhatsApp.
- If you do not receive a response within one hour, call the truck shop and mention that you first texted the Truck Shop Manager.
- Do not come to the shop unless you have an appointment or have been asked to.
- Spare pickups are provided when available. A spare is not guaranteed to be the same quality or size as your assigned pickup.
Tires
Contact a Farm Director or the Truck Shop Manager for tire-replacement approval.
Cleaning Your Pickup
- Pickups are owned by Grant 4-D Farms — they are not your personal property. You must keep the cab, bed, and exterior clean.
- Before leaving your pickup at the truck shop, the cab, bed, and exterior must be clean.
- If your pickup is serviced outside the truck shop (for example, an oil change elsewhere), collect the receipt and submit it to the Company for maintenance tracking.
- You are required to replace all filters as scheduled.
- Pickups are worked on in priority order based on need and the availability of a spare.
Driver Responsibilities
- Keep your registration, insurance card, and tags current and inside the vehicle.
- Check fluids, tire pressure, tire rotation, and lights.
- Report any issue with the pickup to the truck shop. Continuing to drive a vehicle that needs maintenance damages the pickup further.
- You will be written up for: not bringing your pickup in for required service; failing to inform your manager of an accident; or failing to inform the truck shop of damage and continuing to drive the vehicle and cause more damage.
- You may not install or repair anything on your pickup without prior permission from the truck shop.
Spare Vehicles, Dump Trucks, Ten-Wheelers & Semis
- Return the vehicle clean.
- Report any damage or issues.
- Request use of a vehicle through the Truck Shop Manager before taking it.
Fleet Management — G4D Vehicle Management Power App
Overview
The G4D Vehicle Management Power App is the internally developed system Grant 4-D Farms uses to track usage, maintenance, and assignment of trucks and tractors. Using the app is required so we can manage our large fleet as efficiently as possible.
Usage Requirements
- Fuel entries — drivers.
- Vehicle assignment to users and groups — truck shop or managers.
- Vehicle issue reporting — managers.
- Maintenance record keeping — truck shop or managers.
Fuel Entries (Pickups)
Every fueling must be recorded:
- Fueling on farm property via Fuel Cloud: the driver selects the correct vehicle and enters the correct odometer reading into Fuel Cloud. If the odometer reads incorrectly, notify the Truck Repair Shop and enter "0000" for mileage.
- Fueling from a third-party vendor or non-Fuel-Cloud tank: enter the odometer reading into the Power App (mobile or web) for the correct vehicle. If the odometer reads incorrectly, notify the Truck Repair Shop, enter "0000" for mileage, and select "void."
- Enter the gallons of fuel pumped. If a gallon meter is not available, enter only the odometer reading as a "meter entry" in the Power App.
- Enter the cost per gallon (if applicable).
Vehicle Assignments
Vehicles must be accurately assigned to a user and group whenever in use:
- When a driver begins work, the Truck Repair Shop assigns a vehicle to the driver and to that driver's management group.
- When a vehicle is assigned, a walk-around inspection must be performed to identify the vehicle's current state and any unresolved issues (see Vehicle Issue Reporting).
- If a driver changes vehicles within their group, that group's manager updates the assignment.
- If a vehicle must be repaired, the Truck Repair Shop removes the driver's assignment and assigns the driver to a temporary vehicle. When the original is repaired, the assignment is restored.
- If the driver is assigned permanently to a different vehicle, the Truck Repair Shop assigns the driver to that vehicle when it is received.
- When the vehicle is returned at the end of the season, the Truck Shop removes the assignment and performs a walk-around inspection.
Vehicle Issue Reporting & Resolution
Any issue with a vehicle must be reported and resolved through the Power App:
- Emergency (vehicle is a danger to driver or property): if life-threatening, call 911. Otherwise, call the Truck Shop Manager directly. Then record the issue in the Power App.
- Non-emergency (slow oil leak, brake pads, alternator, etc.): record the issue in the Power App and text the Truck Repair Shop to schedule resolution.
- When a vehicle is worked on in the Truck Repair Shop, the shop resolves open issues. Items that cannot be resolved on the spot are scheduled for a later date.
- When a vehicle is worked on at a third-party vendor, the manager of that vehicle's group is responsible for resolving open issues.
Maintenance Record Keeping
- Truck Repair Shop work: the shop records all maintenance and repair items in the Power App.
- Third-party vendor work: the manager of that vehicle's group records all items in the Power App.
Communication & Cell Phones
Management may issue Company cell phones to certain employees, and Management decides whether the phone is a standard phone or a smartphone. Company phones are for business use; personal calls should be kept to a minimum.
- The Company will pay to replace one lost or damaged phone every two years. Additional replacements are the employee's responsibility.
- The Company will not pay for phone upgrades.
- A phone case is provided with the initial phone; additional cases or case damage are paid for by the employee.
- Each phone comes with one charger. Additional chargers or accessories are at the employee's expense.
- The cost of downloading personal apps to a Company phone is the employee's responsibility.
Personal Phones at Work
Carrying a personal cell phone is permitted, but personal calls should be kept to a minimum. As of July 1, 2020, Idaho is a hands-free state, requiring a hands-free device to use a cell phone while driving. Texting while driving a Company vehicle, truck, or piece of farm equipment is prohibited. Texting while driving any vehicle or truck is also illegal in Idaho and Oregon. Failure to follow these rules may lead to disciplinary action up to and including termination.
Farm Privileges
Coveralls
A weekly seven-pair coverall package may be supplied to permanent equipment operators, managers, and assistant managers. Employees are responsible for complying with the supplier's repair-and-replacement policy. Coveralls damaged beyond repair will be replaced at the employee's expense. Coveralls are not supplied to other workers.
H-2A workers: all issued coveralls must be returned before leaving.
Shop Use
The shop and shop tools are for farm use only. The shop may not be used to work on personal vehicles, and shop tools may not be taken home for personal use.
Machine Shop
Only authorized employees are allowed in the machine shop. The shop contains dangerous and hazardous equipment; children and unauthorized adults must not touch it or be near it. Authorized employees are those who can work in the shop without supervision and who understand the hazards.
Buying & Selling
Personal transactions between employees are strongly discouraged and are prohibited during business hours.
Guests & Children
Visitors and children should not be brought to work. The farm presents many hazards, and the Company is not responsible for the safety of guests or children brought into any farm work area.
Lunch
During planting and harvest seasons, employees are encouraged to bring lunches with them. All employees taking a lunch must clock out. Your manager will tell you when to take your lunch and how long it should last.
Good Agricultural Practices (GAP)
GAP stands for Good Agricultural Practices. Our potato buyers require us to comply with GAP standards. We hold periodic GAP training sessions, and all employees must meet our customers' requirements and follow GAP behavior standards:
- Clothing — including footwear and protective clothing — must be maintained and worn to protect product from contamination. Wearing exposed jewelry in storage, transportation, and produce-handling areas is prohibited.
- Personal belongings must be kept in personal vehicles and not near product or product-handling equipment.
- Smoking, chewing tobacco, eating, drinking (other than water), urinating, defecating, and spitting are not permitted in any growing, handling, or storage area.
- Workers and field personnel who show signs of illness will be restricted from direct contact with produce or food-contact surfaces.
- Personnel with exposed cuts, sores, or lesions may not handle product. Exposed bodily fluids must not contact produce or food-contact surfaces. If an accident occurs, follow proper disinfecting procedures — including disposal of any exposed produce and appropriate cleaning. Equipment must be cleaned with bleach or another safe disinfectant.
- No dogs or other animals are allowed in potato production fields or in or around storage facilities.
Sustainability
Grant 4-D Farms is committed to sustainable practices. All employees must follow the General Sustainability practices adopted by the farm, along with the Specific Sustainability Practices outlined in our Sustainability document. Contact HR for a copy.
No Smoking Policy
To protect employee safety, maintain compliance with food-safety standards, and reduce risk to Company property, Grant 4-D Farms enforces a strict no-smoking policy. Smoking is prohibited at all times on Grant 4-D Farms property and while operating any Company equipment, including but not limited to:
- All fields, yards, and facilities.
- Shops, offices, and packing/storage areas.
- Company-provided housing.
- All Company vehicles and equipment (tractors, trucks, pickups, and machinery).
This policy applies to all forms of smoking, including cigarettes, cigars, and similar products.
Rationale
- Food safety (GAP compliance): smoking introduces contamination risks that can jeopardize audits and certifications critical to our operation.
- Fire and property risk: Grant 4-D Farms has experienced property loss and damage. The risk to housing, equipment, and crop assets is significant.
- Workplace safety: dry conditions, crop residue, and equipment environments create elevated fire hazards across all operating regions.
Allowed Alternatives
- Vaping is permitted, provided it does not introduce food-safety risks (such as batteries, electronic components, or debris in production areas).
- Chewing tobacco is permitted, provided it does not create food-safety concerns — including improper disposal or exposure to bodily fluids in work or production areas.
Employees are expected to use discretion and maintain cleanliness and food-safety compliance when using these alternatives.
Enforcement
Grant 4-D Farms enforces a three-strikes policy for violations: a verbal warning for the first offense, a written warning for the second, and termination of employment for the third.
Schooling, Jury Duty & Leave
Schooling — Educational Assistance
Grant 4-D Farms supports employees who want to further their education and provides tuition reimbursement for approved educational programs (including degree programs, professional certifications, and licensing courses or tests).
Policy: The Grant 4-D Educational Assistance Policy helps employees pursue educational opportunities that benefit both the employee and the Company. Continuing-education benefits do not constitute a commitment to job retention, promotion, transfer, or salary increase.
Eligibility: this policy applies to all employees who work at least 20 hours per week, are actively at work, and have completed at least one year of full-time service. Employees on leave of absence or working less than 20 hours per week are not eligible. Employees must discuss any plan to pursue educational assistance with their supervisor in a timely manner so that budget can be considered. Contact HR for more information.
Jury Duty
Grant 4-D Farms will pay up to eight hours per day of compensation for up to five days of jury duty per year for non-salaried employees. Salaried employees will see no deduction for absences of less than one workweek. This also applies to employees called for witness duty. If you receive a subpoena to appear, notify your supervisor immediately. You will not be penalized for jury or witness service.
Family & Medical Leave (FMLA)
Types of Leave
Eligible employees may take one of two types of FMLA leave (plus any state-specific requirements):
- Basic FMLA.
- Military Family Leave.
Eligibility
Employees are eligible for FMLA leave if they:
- Have worked for the Company for at least 12 months.
- Have worked at least 1,250 hours for the Company over the previous 12 months.
- Are employed at a worksite with 50 or more employees within a 75-mile radius.
Eligible employees may take up to 12 weeks of unpaid leave in any 12-month period.
The Company uses a rolling 12-month period — measured backward from the date the employee uses any FMLA leave — to determine the 12-month entitlement, unless a state-specific method applies.
Notice & Certification
All leave requests should begin with HR. Employees must give at least 30 days' notice if the need for leave is foreseeable, or as soon as practicable when it is not.
If the leave is unforeseeable, give as much notice as possible — generally within one to two business days of recognizing the need. Notice should be in writing and state the reason for leave and the amount of time requested. Whenever possible, schedule medical treatments to avoid excessive disruption.
To apply for FMLA leave:
- Notify your supervisor and HR of the requested leave by submitting a request form.
- If HR determines you meet eligibility, provide medical certification supporting the need for leave.
- Continue to communicate with your supervisor and HR about the progress of the leave and your return-to-work date, providing additional certification or evaluations as needed.
Basic FMLA Leave
Basic FMLA leave may be used to:
- Care for a child following birth or placement for adoption or foster care.
- Care for the employee's spouse, child, or parent with a serious health condition.
- Recover from the employee's own serious health condition when it prevents performing the job.
Total leave for a husband and wife both employed by the Company is limited to 12 weeks combined, but only when the leave is for the birth, adoption, or foster-care placement of a child, or to care for a sick parent.
Military Family Leave
Qualifying-exigency leave: eligible employees may use up to 12 weeks of their Basic FMLA entitlement for certain qualifying exigencies when their spouse, son, daughter, or parent is on covered active duty or called to covered active-duty status as a regular Armed Forces member or reservist deployed to a foreign country. Qualifying exigencies may include short-notice deployment, certain military events, alternative childcare arrangements, financial and legal matters, rest and recuperation periods, counseling sessions, post-deployment activities, and other activities agreed upon by the Company and the employee.
Leave to care for a covered service member: eligible employees may take up to 26 weeks in a single 12-month period to care for a covered service member who is the employee's spouse, son, daughter, parent, or next of kin. For this leave, the 12-month period is measured forward from the date leave starts.
A covered service member is a current member of the Armed Forces — including the National Guard, Reserves, or a Veteran — who has been rendered medically unfit due to a serious injury or illness incurred in the line of duty. It also includes veterans who served within the last five years and developed a service-related injury or illness incurred or aggravated on active duty. The injury or illness must render the service member medically unfit for the duties for which they are receiving treatment, recuperation, or therapy; in outpatient status; or on the temporary disability retired list.
When both husband and wife work for the Company, the combined leave to care for a covered service member is limited to 26 weeks in a single 12-month period.
Pay & Benefits During FMLA Leave
Employees must use earned paid vacation and accrued sick leave concurrently with FMLA leave. If those accruals are less than the leave taken, the balance is unpaid. Employees continue to accrue vacation and sick leave during paid leave but stop accruing during the unpaid portion.
During approved FMLA leave, the Company maintains the employee's health benefits as if the employee were actively working. If paid leave runs concurrently, the employee's portion of the health-plan premium is deducted from payroll as usual. If the leave is unpaid, the employee must pay their portion of the premium. Healthcare coverage will cease if the employee's premium payment is more than 30 days late. If the employee elects not to return to work for at least 30 calendar days at the end of the leave period, they must reimburse the Company for premium costs the Company paid during the unpaid leave — unless the employee cannot return due to a serious health condition or other circumstances beyond their control.
Job Reinstatement
Upon return from FMLA leave, most employees are restored to their original or an equivalent position with equivalent pay, benefits, and other employment terms. Key employees may be denied restoration from leave if prior notice of key status was given and if reinstatement would cause grievous economic harm to the Company.
Provided Housing Policy
Temporary housing may be provided to H-2A or domestic employees whose home is too far from the farm to return to each night.
Housing is provided subject to the following rules. We ask you to follow them so we can continue to provide housing. Failure to follow these rules will result in you being moved out of the house. Area managers are responsible for the homes and have authority to enforce the rules.
Housing is provided only to those working on the farm — not to friends or family members not employed here.
Yard
The yard must be kept watered, mowed, and weeded for a well-kept appearance.
Vehicles
Only one vehicle per employee may be kept at each house. Vehicles must be kept off the grass.
Livestock & Pets
Appliances
The Company supplies the refrigerator and stove. You are responsible for keeping them clean.
Cleaning & Maintenance
Employees are responsible for keeping the house clean and maintained. This includes:
- All light bulbs in working order.
- Toilets and bathroom areas kept clean.
- Toilet paper in the bathroom.
- Kitchen, stove, and refrigerator kept clean, with food put away.
- Garbage cans emptied and lids in place.
- Repairs or notifying HR about broken screens or doors, or about a consumed fire extinguisher or first-aid kit.
Houses are inspected at the beginning of each month by the area manager and are also subject to random inspections. Failure to maintain and clean your house may result in disciplinary action up to and including dismissal.
You are responsible for all charges to repair housing damage beyond normal wear and tear. Area managers will inspect and sign off before your final check is issued.
Dress Code
General Attire
- Wear clean, well-maintained clothing appropriate for your work environment.
- Clothing should not be excessively tight, revealing, or otherwise inappropriate for a professional setting.
Prohibited Attire
- Low-cut shirts, blouses, or tops with excessively low necklines are not permitted. Tops must provide adequate coverage and a professional appearance.
Footwear
- Closed-toe shoes are required for safety, especially where physical work is performed.
- Flip-flops, sandals, and overly casual footwear are not permitted.
Accessories & Grooming
- Jewelry and accessories should be modest and not pose a safety risk.
- Personal grooming and hygiene are essential to a professional appearance.
Compliance
Employees who do not adhere to the dress code may be asked to change. Repeated violations may result in disciplinary action up to and including termination.
Exceptions
Any request for an exception — for religious, medical, or other reasons — should be directed to Human Resources and will be considered case-by-case.
Our dress code is designed to maintain a professional and respectful workplace. Thank you for your cooperation.
Per Diem Policy
Per diem applies when an employee is required to spend the night away from home. Grant 4-D Farms will pay for:
- Lodging.
- Vehicle.
- Fuel for the vehicle.
- Fees for meetings or conventions.
- $45 per day for food and drink. If an employee chooses meals costing more, they are responsible for the balance. If food is provided, no food allowance applies.
When entertaining customers, be reasonable, prudent, and act in the Company's best interest. Provide receipts for approval.
Example: an employee who leaves for Ontario, Oregon, on Monday and returns Friday evening is paid four nights of per diem. Per diem is based on the number of nights away from home.
Harassment Policy
This policy is designed to ensure a safe, respectful, and inclusive environment for all employees, contractors, and visitors of Grant 4-D Farms. Harassment of any kind — including verbal, physical, or sexual harassment — will not be tolerated.
Scope
This policy applies to all employees, contractors, visitors, and anyone else interacting with Grant 4-D Farms. It covers all conduct occurring in the workplace, housing facilities, and any location associated with work.
Verbal Harassment
Verbal harassment includes — but is not limited to — offensive comments, slurs, jokes, and innuendos based on race, color, religion, gender, national origin, age, disability, sexual orientation, or any other legally protected status. It also includes threats, intimidation, or coercion that create an intimidating, hostile, or offensive environment.
Physical Harassment
Physical harassment includes unwanted or inappropriate physical contact — such as hitting, pushing, touching, or assault — and threatening actions like blocking someone's path or following someone.
Sexual Harassment
Sexual harassment is any unwelcome sexual advance, request for sexual favors, or other verbal or physical conduct of a sexual nature that affects an individual's employment or living conditions, interferes with work performance, or creates an intimidating, hostile, or offensive environment. Examples include, but are not limited to:
- Unwelcome sexual advances or propositions.
- Verbal conduct of a sexual nature, such as lewd comments, jokes, or slurs.
- Physical conduct of a sexual nature, such as touching, assault, or impeding movement.
- Displaying or sharing sexually explicit material.
Reporting Procedures
Anyone who experiences or witnesses harassment is encouraged to report it immediately. Reports can be made to:
- An immediate supervisor or manager.
- Human Resources.
Reports may be made verbally or in writing. All complaints will be treated seriously, promptly, and as confidentially as possible. Upon receiving a complaint, Grant 4-D Farms will:
- Promptly initiate an impartial investigation.
- Maintain confidentiality to the extent possible.
- Take appropriate corrective action based on the findings, up to and including termination.
Cheques de Pago y Compensación
Cheques de pago
Los cheques se emiten cada dos semanas mediante depósito directo el viernes por la mañana siguiente al cierre del período de pago. Cada período de pago va desde el domingo por la mañana hasta el sábado por la noche dos semanas después.
Adelantos
Los adelantos se otorgan únicamente por emergencia y generalmente se limitan a $2,000. Se aplica una tarifa de procesamiento de $50 por cada $1,000 adelantados.
- Para adelantos de $1,000 o menos, se descuentan $250 de cada cheque hasta saldar la deuda.
- Para adelantos de $2,000, se descuentan $375 de cada cheque hasta saldar la deuda.
- Los empleados que reciban un adelanto deben firmar un documento solicitándolo y autorizando a la Compañía a descontar el monto de sus ingresos futuros.
Último cheque de pago
Antes de emitir tu último cheque, debes completar lo siguiente:
- Devolver cualquier camioneta proporcionada por la Compañía al taller.
- Devolver cualquier teléfono celular y cargador proporcionados por la Compañía a la oficina.
- Si vives en vivienda proporcionada por la Compañía, debes limpiarla y permitir la inspección por parte de tu supervisor.
- Devolver los overoles si te fueron asignados.
- Devolver las herramientas si te fueron asignadas.
- Devolver la tarjeta de crédito de la Compañía si te fue asignada.
Confidencialidad
Recomendamos a los empleados no comentar su compensación con nadie aparte de su supervisor.
Compensación por empleo
Grant 4-D Farms contrata y promueve con base en la capacidad de cada empleado para cumplir con los requisitos de habilidad del puesto y contribuir a la operación eficiente de la granja.
Los empleados reciben su pago en base a habilidades y desempeño demostrado, no por antigüedad. Se utiliza una matriz de habilidades para determinar el pago, la cual abarca una amplia variedad de trabajos: labores básicas, riego, operación de equipo, conducción de camiones, reparaciones y liderazgo. Cuantas más habilidades pueda realizar un empleado de manera segura y constante, mayor será su tarifa de pago. Los empleados nuevos son evaluados al inicio del empleo para establecer un nivel inicial de pago, y pueden comenzar con una tarifa conservadora hasta que sus habilidades sean verificadas mediante certificación.
Los empleados pueden aumentar su pago aprendiendo habilidades adicionales y aprobando exámenes de certificación:
- Los empleados H-2A que comienzan en primavera son reevaluados en julio.
- Los empleados H-2A que comienzan en otoño son reevaluados el siguiente marzo.
- Después del primer año, los empleados H-2A son evaluados antes del fin de cada contrato, con ajustes de pago el siguiente marzo.
- Los empleados domésticos son evaluados anualmente antes de marzo, con ajustes de pago en ese momento.
Recursos Humanos entrega a cada empleado su puntuación en la matriz de habilidades y la tarifa de pago correspondiente, y los gerentes ayudan a verificar la competencia. A medida que crecen las habilidades y responsabilidades, también crece la compensación.
Grant 4-D Farms cumple con todas las leyes federales, estatales y locales, incluyendo las que cubren soborno, corrupción, extorsión y malversación. Como condición de empleo, todos los empleados deben reportar cualquier violación al Gerente de Recursos Humanos. Cualquier empleado puede referir candidatos a Grant 4-D Farms, pero todas las decisiones de contratación se toman a través del Gerente de Recursos Humanos. Los empleados son asignados a un gerente por RR. HH. Un empleado no puede trabajar para un nuevo gerente si fue despedido por un gerente anterior.
Política del Reloj Checador
Los registros precisos del reloj checador son esenciales para un pago justo, el cumplimiento de la nómina, los registros de seguridad alimentaria y para saber dónde se encuentra cada empleado durante la jornada por motivos de seguridad. Esta política cubre cómo, cuándo y dónde registrar tu entrada y salida, qué hacer cuando se te olvida un registro y los límites de los ajustes manuales de tiempo.
Sistema de reloj checador
Grant 4-D Farms ("la Compañía") usa una aplicación móvil desarrollada internamente — la G4D Vehicle Management Power App — instalada en tu teléfono para el control de horario. Para los empleados de la cuadrilla del cellar, se proporciona un iPad como reloj checador en el cellar. Los empleados del taller, oficina y cellar registran su entrada y salida en sus respectivas ubicaciones. Los regadores y operadores de equipo deben trasladarse a su lugar de trabajo antes de registrar la entrada. Los empleados deben registrar la salida para la hora del almuerzo.
Dónde y cuándo registrar la entrada
Registra tu entrada en tu lugar de trabajo designado — no antes. Tu lugar de trabajo designado es el sitio donde normalmente comienzas tu turno:
- Cuadrilla del taller: el taller al que estás asignado.
- Cuadrilla del cellar: el cellar.
- Personal de oficina: la oficina.
- Operadores de equipo: el patio o el campo donde tu equipo está preparado ese día.
- Regadores: el primer campo de tu ruta — registra tu entrada al llegar a cambiar el agua.
No está permitido registrar la entrada desde tu cochera, desde la carretera durante tu traslado, o antes de haber llegado realmente a tu lugar de trabajo. Los registros incluyen la ubicación GPS a través de la aplicación, y los supervisores verifican la ubicación al revisar los registros de tiempo. Registrar la entrada antes de haber comenzado a trabajar se trata igual que cualquier otra falsificación de registros de tiempo.
Llegar temprano
Si llegas a tu lugar de trabajo designado antes de la hora de inicio de tu turno, no estás en el reloj hasta que comience el turno. No registres tu entrada antes de tiempo solo porque llegaste temprano — espera la hora de inicio del turno y entonces registra tu entrada.
Tiempo base de traslado (para asignaciones fuera del sitio)
Cuando la Compañía te envía a trabajar a un lugar distinto a tu lugar de trabajo normal por el día, tu tiempo de traslado se compensa con una regla sencilla: tu traslado normal es tu base, y la misma base aplica en ambas direcciones.
- Por la mañana: registra tu entrada aproximadamente la misma cantidad de minutos después de salir de casa que normalmente toma tu traslado. Si tu traslado normal al taller es de 20 minutos, registra tu entrada aproximadamente 20 minutos después de salir de casa — aun si todavía estás manejando y aun si el viaje de hoy es mucho más largo.
- Por la tarde: registra tu salida aproximadamente la misma cantidad de tiempo de tu traslado normal antes de llegar a casa. Si tu traslado normal es de 20 minutos, registra tu salida aproximadamente 20 minutos antes de llegar a casa.
La base es tu traslado normal, sin excepción. Pon una alarma en tu teléfono al salir de casa y úsala como recordatorio. El umbral de TAR explicado abajo sigue aplicando — corregir esto con TARs de manera repetida cuenta igual que cualquier otro patrón crónico de registros faltantes.
Si cambia tu dirección o tu lugar de trabajo normal, dile a tu supervisor para que se actualice tu tiempo base.
Ejemplo. El traslado normal de María es de 20 minutos desde su casa hasta el taller en Rupert. Hoy la envían a un campo a 90 minutos de su casa. Sale de casa a las 5:30 a.m. y registra su entrada a las 5:50 a.m. Después de su turno, sale del campo a las 5:00 p.m., llega a casa a las 6:30 p.m. y registra su salida a las 6:10 p.m.
Tiempo de espera y compartir transporte
Si terminas tu trabajo pero te quedas en el sitio esperando a un compañero para regresar a casa, registra tu salida primero y espera fuera del reloj. Lo mismo aplica si llegas temprano porque un compañero te trajo: no registres tu entrada hasta que comience tu turno y estés trabajando realmente. La Compañía no paga por el tiempo que pasas esperando un transporte.
Registros faltantes y Solicitudes de Ajuste de Tiempo (TARs)
Una Solicitud de Ajuste de Tiempo (TAR, por sus siglas en inglés) es una entrada manual de tiempo que se le envía al supervisor después del hecho, para corregir un registro faltante — por ejemplo, olvidar registrar la entrada o salida, olvidar registrar la salida al almuerzo, batería agotada, teléfono perdido, falta de señal en el campo o una falla de la aplicación. Las TARs son una herramienta legítima para situaciones ocasionales. No sustituyen el uso del reloj checador.
Expectativas
Se espera que cada empleado registre su entrada al inicio del turno, registre su salida y entrada para el almuerzo, y registre su salida al final del turno. Si te das cuenta de que olvidaste registrar un horario, envía la TAR a tu supervisor el mismo día con un motivo breve y verídico.
Umbral permitido
Los olvidos ocasionales pasan. Para mantener la integridad del sistema, se aplican los siguientes umbrales dentro de una ventana móvil de 90 días:
- De 0 a 2 TARs en 90 días: normal. Sin acción.
- 3 TARs en 90 días: advertencia verbal del supervisor y repaso del uso de la aplicación.
- 5 TARs en 90 días, O una TAR en tres períodos de pago consecutivos: advertencia escrita agregada a tu expediente personal.
- Patrón que continúa después de la advertencia escrita: advertencia escrita final, o suspensión sin goce de sueldo a discreción de la gerencia.
- Patrón que continúa después de la advertencia final: terminación del empleo.
Una TAR por una falla documentada del sistema a nivel general, o por un teléfono confiscado o en reparación por parte de la Compañía, no cuenta para el umbral. Los supervisores aprueban o rechazan cada TAR con base en los hechos, registran el motivo dado por el empleado y deben orientar al empleado antes de llegar al siguiente paso disciplinario.
Política de Pago Basado en Habilidades
Grant 4-D Farms ha implementado un Programa de Pago Basado en Habilidades diseñado para reconocer y recompensar las capacidades, la experiencia y las contribuciones de cada empleado. Este programa aplica a todos los miembros del equipo, incluidos los trabajadores H-2A, quienes son evaluados junto con los trabajadores domésticos usando los mismos criterios, asegurando equidad y consistencia en toda la organización.
Todas las determinaciones de pago cumplen con los requisitos salariales aplicables, incluida la Adverse Effect Wage Rate (AEWR) establecida para los trabajadores agrícolas.
Evaluación inicial de habilidades
A cada empleado se le asigna una evaluación inicial de habilidades al momento de la contratación o al inicio de su empleo con Grant 4-D Farms. Esta evaluación es determinada por el Gerente y el Director del empleado, y se basa en:
- Habilidades demostradas al momento de la contratación.
- Experiencia laboral previa y referencias.
- Conocimiento en la operación de equipo.
- Habilidades mecánicas y técnicas.
- Capacidad de liderazgo y trabajo en equipo.
- Valor general para las operaciones.
Oportunidades de evaluación de habilidades
Dos veces al año — en julio y noviembre — Grant 4-D Farms ofrece evaluaciones de habilidades para todos los empleados interesados. Estos períodos de evaluación están abiertos a cualquier persona que desee demostrar o ampliar sus habilidades en cualquiera de las siguientes áreas:
- Operación de equipo (tractores, camiones, cosechadoras y similares).
- Manejo de sistemas de riego.
- Tecnología GPS y de agricultura de precisión.
- Habilidades mecánicas y de reparación.
- Soldadura (básica y avanzada).
- Habilidades de liderazgo y supervisión.
- Prácticas y protocolos de seguridad.
- Dominio del inglés (lectura, escritura y conversación).
- Habilidades en computación y Excel.
- Otras competencias relevantes identificadas por la gerencia.
Administración del programa
Las pruebas de habilidades son administradas por la gerencia y supervisadas por Recursos Humanos para asegurar consistencia, equidad y documentación adecuada de los resultados. La realización exitosa de una prueba de habilidades puede resultar en ajustes en la tarifa de pago, responsabilidades ampliadas u oportunidades de ascenso.
Declaración de igualdad de oportunidades
Grant 4-D Farms está comprometido con brindar igualdad de oportunidades para el desarrollo de habilidades, el reconocimiento y el ascenso de todos los empleados — incluidos los trabajadores domésticos y los trabajadores H-2A — sin discriminación por motivos de raza, origen nacional, edad, género, religión o cualquier otra condición protegida.
Política de Herramientas
Se requiere un juego completo de herramientas manuales propias para trabajar en la granja como regador, operador de equipo o miembro de la cuadrilla del taller. Las herramientas manuales deben estar con el empleado en el trabajo.
Herramientas especiales
Las herramientas especiales necesarias para realizar las tareas de un puesto específico se pueden solicitar a través de tu director o gerente.
- Regadores: las herramientas pueden ser proporcionadas al inicio de la temporada y deben devolverse en su totalidad al final. Los artículos perdidos o dañados se cobrarán al empleado.
- Trabajadores H-2: las herramientas se proporcionan al inicio de la temporada y deben devolverse en su totalidad al final. Los artículos perdidos o dañados se cobrarán al empleado.
- Conductores de camión: no se requieren herramientas, pero se recomiendan ampliamente.
- Adelantos para herramientas: los empleados pueden solicitar un adelanto contra ingresos futuros para adquirir herramientas personales (ver Adelantos).
Compras personales vs. de la granja
Algunos artículos pueden ser personales o proporcionados por la granja:
- Ropa: la ropa y todos los guantes (excepto los guantes de hule para riego, botas y delantales) deben ser comprados por el empleado.
- Guantes de cosecha: deben ser comprados por el empleado y mantenerse en buen estado por razones de sanidad.
- Insumos del taller: la granja proporciona lentes de seguridad, los cuales deben usarse siempre que exista un riesgo para los ojos. Pídelos a tu supervisor si los necesitas.
- Equipo de protección personal (EPP): la granja proporciona el EPP, y los empleados deben usarlo cuando lo requiera la ley, la política de la granja o la etiqueta de un producto.
Los empleados que necesiten cortar o soldar deben comprar su propio casco de soldadura, careta de corte y guantes de soldadura, ya que se consideran herramientas personales.
Herramientas requeridas — Regadores
Como condición de empleo, los regadores deben tener al menos las siguientes herramientas manuales:
| Herramienta | Cantidad |
|---|---|
| Pinzas | 1 |
| Llave Stillson de 12 pulg. o más | 1 |
| Desarmador plano | 1 |
| Desarmador Phillips | 1 |
| Sierra de mano | 1 |
| Martillo | 1 |
| Llave ajustable de 12 pulgadas | 1 |
| Llave Allen para líneas de riego | 2 |
| Rompe-cadenas (solo si mueve líneas) | 1 |
| Llave de boca 7/16 | 1 |
| Llave de boca 1/2 | 1 |
| Llave de boca 9/16 | 2 |
| Llave de boca 3/4 | 1 |
| Llave de boca 1 | 1 |
Herramientas requeridas — Operadores de equipo
Los operadores de equipo deben llevar suficientes herramientas para hacer ajustes y mantenimiento a sus máquinas. Lista mínima:
| Herramienta | Cantidad |
|---|---|
| Llaves de boca, 1/4 a 1-1/4 | 2 c/u |
| Llave ajustable de 14 pulg. | 1 |
| Dados de cuadro 3/8, 1/4 a 3/4 | 1 juego |
| Dados de cuadro 1/2, 3/8 a 1-1/4 | 1 juego |
| Martillo | 1 |
| Pinzas | 2 |
| Sierra de mano | 1 |
| Llave Stillson de 18 pulg. | 1 |
| Desarmadores | Juego completo |
| Llaves Allen | Juego completo |
| Punzones | Juego completo |
| Flexómetro | 1 |
Política de Compras para Empleados
Propósito
Esta política garantiza que los empleados autorizados a comprometer a Grant 4-D Farms en la compra de bienes y servicios lo hagan de acuerdo con las necesidades de la Compañía.
Por qué importa
Poder adquirir bienes y servicios a tiempo es esencial para mantener el trabajo en movimiento. Sin embargo, otorgar esa capacidad a los empleados puede exponer a la Compañía al riesgo de compras innecesarias o excedentes. Esta política limita ese riesgo.
Grant 4-D Farms pide a cada empleado tratar el dinero de la Compañía con respeto y en su mejor interés.
Niveles de autorización de compra
- Pre-autorizado: bienes y servicios necesarios para realizar tareas dentro del puesto, por debajo de los límites indicados. Ejemplo: un regador está pre-autorizado a comprar abrazaderas de manguera y refacciones hasta por $500.
- Autorización verbal requerida: compras que exceden el límite del empleado. Ejemplo: un gerente de operaciones (límite $1,000) que necesita comprar un cilindro hidráulico de $1,500 debe obtener autorización de su gerente directo antes de la compra.
- Autorización escrita requerida: los empleados que abusan de la autorización verbal pueden ser obligados a obtener autorización escrita de su gerente directo antes de cualquier compra por encima de su límite.
Límites por compra única
| Puesto | Límite |
|---|---|
| Regador | $500 |
| Gerente de Riego | $1,000 |
| Operador | $500 |
| Gerente de Cuadrilla de Operaciones | $1,000 |
| Gerente de Taller | $1,000 |
| Director | $1,000 |
| Alta Gerencia | Determinado por el CEO |
Proceso de autorización escrita
- Antes de hacer la compra, el empleado debe recibir autorización de su gerente directo, la cual se registra en un formulario y se firma por el gerente. El formulario debe entregarse a la oficina dentro de los dos días siguientes (o antes si se solicita).
- Si solo se puede obtener autorización verbal al momento de la compra, el empleado debe obtener la firma del gerente dentro de los dos días (o antes si se solicita).
- Los empleados asumen la responsabilidad personal por cualquier compra realizada sin consentimiento previo.
Reglas generales de compra
- Realizar las compras con buen criterio y en el mejor interés de la Compañía.
- Todos los empleados reciben una tarjeta de identificación individual. Al hacer compras en cuentas de la Compañía, debes presentar esta tarjeta al cajero o vendedor. Sin ella, no podrás realizar la compra.
- Las tarjetas de empleado son propiedad de la Compañía. Al terminar el empleo, la tarjeta debe devolverse a la oficina antes de que se emita el último cheque.
- Tu número de empleado sirve como número de orden de compra para todas las transacciones.
- Todos los empleados deben usar las tarjetas de la Compañía para las compras de la Compañía.
- Los gerentes revisarán y aprobarán las compras de sus empleados con prontitud cuando lo solicite Cuentas por Pagar.
Compras no autorizadas
Las consecuencias por compras no autorizadas pueden incluir, pero no se limitan a:
- Una advertencia escrita colocada en el expediente del empleado.
- Tres advertencias escritas en un año pueden resultar en suspensión, terminación o multas.
- Las compras no autorizadas de bienes o servicios personales serán tratadas como un adelanto (ver Adelantos).
- La tarjeta de identificación del empleado puede ser retenida, con un período de prueba de tres meses durante el cual el empleado no podrá hacer compras en cuentas de la Compañía.
- Se le puede exigir al empleado seguir el proceso de pre-autorización escrita.
Compras innecesarias
Las compras innecesarias o excedentes se manejarán caso por caso y pueden resultar en suspensión, terminación o multas.
Política de Cuentas de Crédito y Tarjetas de la Compañía
Grant 4-D Farms mantiene cuentas de crédito en algunos proveedores selectos y emite tarjetas de crédito corporativas BREX a los empleados cuyos puestos lo requieren. Ambas existen únicamente para compras legítimas del negocio de la Compañía. Esta política cubre la mecánica del pago con cada una, la documentación requerida y las reglas sobre comidas, viajes y compras personales. Los umbrales de autorización y el marco general de "¿debería estar comprando esto?" se cubren en la Política de Compras para Empleados (la sección anterior).
Cuentas de crédito comerciales
Mantenemos cuentas de crédito en ciertos proveedores para que los empleados puedan recoger partes y suministros sin pagar de su bolsillo. El uso de estas cuentas se rige por la Política de Compras para Empleados — incluyendo los umbrales de autorización por puesto, el requisito de presentar tu tarjeta de identificación de empleado en la caja, y el uso de tu número de empleado (o un PO emitido por Finanzas) como referencia de la orden de compra. Siempre solicita un recibo detallado y entrégalo a Finanzas.
Tarjetas BREX
Las tarjetas de crédito corporativas BREX se emiten a una amplia gama de puestos — recoge-partes, gerentes, ciertos empleados de campo con necesidades operativas como conductores de semicamión de largo recorrido que compran combustible y hospedaje en el camino. BREX también es nuestra tarjeta de combustible; no existe un sistema separado de tarjeta de combustible.
- La emisión de tarjetas, los límites de crédito y las restricciones por categoría son establecidos por el Contralor según el puesto del empleado.
- Tu tarjeta es tuya. No la prestes a un compañero, no compartas el número y no permitas que nadie más la use.
- Reporta inmediatamente al Contralor cualquier tarjeta perdida, robada o comprometida para que pueda ser congelada.
- Devuelve tu tarjeta BREX al Contralor el último día de tu empleo o antes.
Recibos, memorandos y plazos de reporte
Cada transacción de BREX requiere tanto un recibo detallado como un memorando, enviados a través de la aplicación BREX:
- Recibo detallado — el recibo completo del proveedor que muestre qué se compró. El comprobante de la tarjeta de crédito por sí solo no es suficiente.
- Memorando — una breve descripción de qué se compró, el propósito comercial y (para comidas u hospedaje) los asistentes y su afiliación a la compañía.
Los recibos y memorandos deben enviarse en BREX antes del final de cada mes calendario, antes del proceso de cierre de fin de mes. Finanzas puede ajustar la frecuencia ocasionalmente; el cronograma publicado actual siempre prevalece.
Gastos específicos de viaje
Cuando viajes por asuntos de la Compañía, los siguientes son cargos apropiados de BREX:
- Hospedaje.
- Combustible para el vehículo de la Compañía o el vehículo rentado que estés usando para viajar.
- Vehículo rentado (cuando sea necesario).
- Cuotas de registro o asistencia a reuniones, conferencias o capacitaciones.
- Atención a clientes o socios que haya sido pre-aprobada (ver Comidas y atención abajo).
El per diem para comida y bebida durante viajes con pernocta se maneja por separado bajo la Política de Per Diem (asignación de $45/día) y no se carga a BREX.
Comidas y atención
Las comidas y la atención cargadas a una tarjeta BREX deben:
- Cumplir con las reglas vigentes del IRS para comidas de negocios deducibles (propósito comercial legítimo, monto razonable, asistentes documentados).
- Ser apropiadas al puesto y responsabilidades del empleado. Un recoge-partes que come durante un largo viaje fuera de la ciudad es razonable; las cenas con clientes y eventos similares de atención corresponden a puestos donde eso forma parte del trabajo.
- Ser pre-aprobadas por tu gerente para cualquier gasto no rutinario, especialmente al atender a partes externas.
Compras personales — Estrictamente prohibidas
- Ninguna compra personal en cualquier cuenta de crédito o tarjeta BREX de la Compañía, nunca — ni siquiera con la intención de reembolsar después.
- Un cargo personal genuinamente equivocado (tomaste la tarjeta equivocada) debe reportarse a Finanzas el mismo día y reembolsarse de inmediato. Será tratado como un adelanto según la Política de Compras para Empleados.
- El uso personal intencional de los privilegios de compra de la Compañía es motivo de terminación inmediata y puede ser referido para enjuiciamiento.
Devoluciones, reembolsos y efectivo
- Las devoluciones deben acreditarse de regreso a la cuenta de crédito o tarjeta original. No tomes efectivo ni aceptes crédito en la tienda emitido a tu nombre personalmente.
- Los adelantos en efectivo en tarjetas BREX no están permitidos.
Política de Seguridad — Take 5. See Something, Say Something.
Por qué esto importa
Nuestra meta número uno cada día es que cada empleado regrese a casa en la misma condición en que llegó. El equipo se puede reparar. Los cultivos se pueden volver a sembrar. Las personas no se pueden reemplazar. La seguridad no es una casilla que se marca — es la forma en que nos cuidamos los unos a los otros, a nuestras familias y a las personas que dependen de nosotros.
Grant 4-D Farms proporciona condiciones de trabajo seguras, instrucciones completas sobre métodos seguros de trabajo y el equipo necesario para proteger a los empleados contra peligros. Tu trabajo es usar esas herramientas, seguir las reglas y hablar cuando algo no está bien.
Tus responsabilidades
- Cumplir con todos los requisitos de seguridad aplicables.
- Usar el equipo de seguridad proporcionado.
- Practicar la seguridad en todo momento.
- Ayudar a detectar y eliminar condiciones y actos inseguros.
- Conocer tu papel en el programa de prevención de accidentes de la Compañía.
- Asistir a todas las juntas de capacitación en seguridad.
- Reportar inmediatamente cualquier condición insegura, casi-accidente o peligro a tu supervisor.
Take 5 — Detente antes de empezar
Antes de cualquier tarea, tómate cinco minutos para pensar bien lo que vas a hacer. La mayoría de las lesiones en la granja no ocurren porque alguien no supiera las reglas — ocurren porque alguien tenía prisa. Take 5 es el hábito que te detiene lo suficiente para ver lo que se viene.
Los cinco pasos:
- Stop (detente). Pausa antes de empezar. No agarres la llave, el interruptor de arranque ni el embrague todavía.
- Look (observa). Recorre el área. ¿Qué hay alrededor? Personas, equipo, líneas eléctricas, clima, animales, tráfico.
- Assess (evalúa). ¿Qué podría salir mal? ¿Cuál es el peor escenario? Piensa en puntos de pellizco, energía almacenada, puntos ciegos, resbalones, caídas, calor.
- Manage (controla). Elimina o controla los peligros que encontraste. Ponte el EPP. Las guardas en su lugar. Despeja a los curiosos. Ten un ayudante listo. Si un peligro no se puede controlar, detente y busca a tu supervisor.
- Proceed Safely (procede con seguridad). Empieza la tarea — y sigue revisando las condiciones mientras avanzas.
Una cultura de reporte — See Something, Say Something
Ve algo, di algo. La mayoría de los accidentes empiezan como algo más pequeño — un casi-accidente, un equipo que ha estado haciendo un ruido raro, un paso del proceso que siempre se siente apurado, un peligro junto al que alguien pasó tres veces esta semana. La única manera de detectar esas cosas antes de que alguien salga lastimado es si nos lo dices.
Cuando reportas algo, no estás metiéndote en problemas tú ni a un compañero — estás protegiendo a la próxima persona que se habría topado con el mismo peligro.
- Los casi-accidentes cuentan. Si algo casi sale mal, queremos saberlo. No se requiere lesión.
- Los problemas con el equipo cuentan. Una guarda rota, una manguera de frenos gastada, una escalera dudosa — repórtalo. No supongas que alguien más lo hará.
- Los problemas con el proceso cuentan. Si un trabajo se siente apurado, inseguro o imposible de hacer con seguridad, dile a tu supervisor.
- Sin culpa por el reporte mismo. Reportar de buena fe — incluyendo reportes que involucren tu propio error — no resultará en disciplina por el acto de reportar. La conducta de fondo se revisará por su cuenta.
- Cuando tengas duda, repórtalo. Si te estás preguntando si algo vale la pena reportar, repórtalo. Mejor una llamada extra que una lesión extra.
Reporte de lesiones, accidentes y casi-accidentes — Mecánica
- Cualquier lesión, accidente o daño al equipo debe reportarse a tu supervisor dentro de una hora. No esperes al final del turno, no te vayas a casa y llames mañana.
- Para una lesión seria o emergencia médica, primero busca ayuda: llama al 911 y luego avísale a tu supervisor.
- La Compañía no toma represalias contra empleados que reportan de buena fe problemas de seguridad, lesiones o peligros.
Prácticas seguras requeridas
El incumplimiento puede resultar en disciplina o terminación.
- EPP. Usa Equipo de Protección Personal cuando la ley, la etiqueta de un producto o la política de la granja lo requieran. Lentes de seguridad siempre que exista riesgo de lesión ocular. Cinturones de seguridad en todos los vehículos y equipo.
- Guardas y mantenimiento del equipo. Mantén las guardas de seguridad en su lugar. No deshabilites una guarda ni un interruptor de seguridad para facilitar un trabajo. Sigue los procedimientos de bloqueo/etiquetado (lockout/tagout) antes de dar servicio a equipo con energía almacenada.
- Puntos de pellizco, PTOs y ejes giratorios. Sabe dónde están, mantente alejado y avísale a tus compañeros. Nunca uses ropa suelta cerca de un PTO.
- Líneas eléctricas. Conoce la ubicación de las líneas de alto voltaje al mover tubería o equipo. Mantén la tubería de riego y el equipo alejados de las líneas eléctricas — el contacto con una línea eléctrica es una de las maneras más comunes en que los trabajadores agrícolas mueren.
- Cargas anchas en caminos públicos. Coloca banderas. No muevas equipo ancho de noche a menos que vayas acompañado por vehículos piloto al frente y atrás.
- Trabajar solo en campos remotos. Dile a tu supervisor dónde vas a estar, mantén tu teléfono cargado y contigo, y reporta tu estado en la frecuencia que requiera tu ruta. Si no puedes contactar a un supervisor y la situación se siente insegura, detente y llama.
- Trabajo eléctrico. No intentes reparar equipo eléctrico a menos que estés calificado y autorizado.
- Enfermedad por calor. En los veranos de Idaho trabajamos con calor real. Toma agua antes de tener sed, toma descansos a la sombra, y dile a tu supervisor inmediatamente si tú o un compañero se siente mareado, con náuseas, deja de sudar, o está confundido. El golpe de calor es una emergencia médica.
Drogas y alcohol
- Estar bajo la influencia de cualquier droga ilegal, sustancia controlada no recetada para ti, o alcohol durante el trabajo es motivo de despido inmediato.
- Si hay una duda razonable sobre el consumo, se administrará una prueba de drogas y alcohol.
- Se requiere una prueba de drogas y alcohol después de cualquier accidente que resulte en lesión o daño serio al equipo.
- Negarse a la prueba en cualquiera de los dos casos es motivo de despido inmediato.
Manejo
- Los empleados cuyas funciones requieren manejar un vehículo de Grant 4-D Farms deben mantener un récord vehicular que cumpla con los estándares mínimos de asegurabilidad de nuestra aseguradora. Nos reservamos el derecho a revisar tu MVR.
- Después de un accidente de vehículo o equipo en un camino público que cause cualquier daño, contacta primero a las autoridades locales y luego a tu supervisor.
Motivos de despido inmediato
Además de las reglas de drogas y alcohol mencionadas arriba:
- Manejar de forma rápida o imprudente, u operar equipo de manera insegura.
- No reportar una lesión seria, accidente o daño al equipo a tu supervisor dentro de una hora.
- Negarse a una prueba de drogas y alcohol requerida por esta política.
- Violación repetida o intencional de las prácticas de seguridad mencionadas arriba después de haber recibido advertencia.
- Un récord de manejo que ya no cumpla con los estándares mínimos de la aseguradora.
- Una violación de la política de seguridad alimentaria de la granja (Grant 4-D Farms sigue los estándares GAP y Harmonized GAP). Dependiendo de la gravedad, el resultado puede ser una advertencia escrita o la terminación.
Capacitación en seguridad
Cada empleado debe asistir a las juntas de capacitación en seguridad organizadas por la Compañía. Ciertos puestos (riego, operación de equipo, taller, cellar) tienen capacitación adicional específica al puesto, programada por el supervisor. No asistir a la capacitación requerida se trata como una violación de seguridad.
Política de Quemas
Las quemas son una herramienta legítima para limpiar zanjas, orillas de campo y residuos de cultivo cuando se hacen con cuidado, pero una quema descuidada puede poner en grave riesgo a personas, equipo y propiedades en cuestión de minutos. Esta política establece cuándo y cómo se permiten las quemas, qué puede y qué no puede quemarse, y qué hacer si un fuego se sale de control.
Requisitos para las quemas de primavera
Las quemas de primavera de zanjas, orillas de campo, vegetación limpia u otros sitios agrícolas necesarios se permiten únicamente cuando los empleados que realizan el trabajo han:
- Obtenido y revisado el pronóstico del clima para el día, incluyendo la velocidad y dirección del viento.
- Confirmado que las condiciones son seguras para quemar.
- Comprometido a vigilar el fuego en todo momento.
- Preparado para extinguir el fuego de inmediato si es necesario — usando extintores, agua, camiones de agua, remolques de agua u otros métodos apropiados de supresión de incendios.
- Limitado el área de quema a zanjas, fosas, orillas de campo u otras áreas aprobadas que no colinden con áreas más grandes de vegetación seca u otros materiales que también pudieran incendiarse.
Quemas que colindan con áreas más grandes — Director de Granja requerido
Si el área que se va a quemar colinda con un área más grande que tiene potencial de incendiarse, el empleado debe recibir aprobación previa de un Director de Granja. Debe haber un camión o remolque de agua en el sitio, y el Director de Granja que autoriza debe estar presente durante el período de alto riesgo.
Después del 1 de junio
Después del 1 de junio, las quemas solo se permiten cuando hay una necesidad operativa requerida y la quema ha sido específicamente aprobada por un Director de Granja. Cualquier quema aprobada después del 1 de junio debe realizarse bajo la supervisión directa de un Director de Granja, y debe haber un camión o remolque de agua en el sitio.
Material aprobado para quemar
El material aprobado para quemar se limita a material orgánico agrícola limpio, seco y sin tratar, como hierba, maleza, vegetación de zanjas, vegetación de orillas de campo, ramas o residuos de cultivo.
Materiales que no pueden quemarse
Los siguientes materiales no pueden quemarse bajo ninguna circunstancia:
- Basura doméstica.
- Basura del taller.
- Envases de químicos.
- Plástico.
- Llantas.
- Hule.
- Aceite.
- Material empapado en combustible.
- Cinta de riego (drip tape).
- Partes de riego.
- Escombros mezclados.
- Cualquier otro material hecho por el hombre, químico o contaminado.
Si un fuego se sale de control
Si un fuego se sale de control o quienes lo están manejando ya no pueden contenerlo de manera segura, llama al 911 de inmediato. Una vez que sea seguro hacerlo, notifica a un gerente o Director de Granja de inmediato.
Daños a la propiedad
Cualquier daño a la propiedad — incluyendo daño a postes de teléfono, postes de luz, cercas, edificios, equipo, estructuras de riego u otras propiedades — debe reportarse de inmediato.
Vehículos de la Granja
Operar camionetas es costoso, y es política de la Compañía no recorrer millas innecesarias. Los vehículos de la granja solo pueden usarse para asuntos relacionados con la granja. Los viajes innecesarios — por ejemplo, ir al pueblo a comer — van contra la política de la granja.
Todo el equipo de la granja, incluyendo camionetas, cuatrimotos y motocicletas, es solo para uso de la granja a menos que tu supervisor te dé permiso explícito de lo contrario.
Muchos empleados reciben el privilegio de manejar un vehículo de la Compañía. Antes de que se te asigne un vehículo — ya sea para riego, director, gerente, alta gerencia, o uso de camión de 10 ruedas o tráiler — debes firmar el Acuerdo de Uso de Vehículo de la Compañía (siguiente sección).
Mantenimiento
El mantenimiento de los vehículos de la granja es responsabilidad del Gerente del Taller de Camiones, quien tiene autoridad para determinar si hubo abuso y para fijar costos de reparación. Antes de reemplazar llantas o realizar otros mantenimientos fuera de los talleres de la Compañía, los empleados deben obtener aprobación del Gerente del Taller de Camiones o del Director de la Granja. Los vehículos deben mantenerse según las indicaciones del Gerente del Taller de Camiones.
Gasolina
No se hacen préstamos de gasolina y no se vende gasolina desde las bombas de la granja — está en contra de la ley. Cada empleado autorizado a cargar combustible recibe un PIN para nuestro sistema Fuel Cloud, y es responsable de cualquier gasolina cargada con su PIN.
Acuerdo de Uso de Vehículo de la Compañía
Entiendo que se me ha otorgado el privilegio de usar un vehículo de la Compañía para realizar mis funciones laborales. Mientras ese vehículo esté a mi cuidado, custodia o control, acepto lo siguiente:
- Usaré el vehículo de la Compañía solo para asuntos de la Compañía, nunca para uso personal, a menos que mi supervisor u otro representante con autoridad lo autoricen específicamente por escrito.
- Si el uso personal del vehículo es autorizado específicamente, solo yo lo conduciré.
- Practicaré técnicas de manejo defensivo y tendré cuidado razonable al operar el vehículo.
- Solo se permitirá viajar en el vehículo a empleados de la Compañía u otras personas transportadas con fines laborales. Solo el personal autorizado de la Compañía podrá conducirlo.
- No manejaré el vehículo de la Compañía mientras consuma bebidas alcohólicas u otras drogas, o bajo su influencia, ni permitiré que alguien más lo haga. La violación de esta disposición resultará en la terminación del empleo.
- Obedeceré todas las leyes y regulaciones de tránsito. Pagaré personalmente cualquier multa, boleta de estacionamiento o sanción que se me imponga por violaciones. La Compañía no las reembolsará.
- No fumaré en el vehículo de la Compañía, ni permitiré que los pasajeros lo hagan.
- Antes de manejar, revisaré llantas, luces, limpiadores, claxon, direccionales, espejos y frenos para verificar que estén en condiciones seguras. Reportaré o repararé cualquier defecto con prontitud. Entiendo que el mantenimiento de los vehículos de la Compañía es responsabilidad del Gerente del Taller de Camiones, y que se requiere su aprobación previa antes de reemplazar llantas o realizar otros mantenimientos fuera de los talleres de la Compañía.
- En caso de accidente, cumpliré con prontitud los procedimientos de reporte de accidentes de la Compañía.
- Entiendo que el seguro automovilístico de la Compañía NO me cubre cuando manejo un vehículo no perteneciente a la Compañía para uso personal; solo asegura los vehículos de la Compañía.
- Entiendo que la aseguradora de la Compañía exige que todos los conductores tengan buen récord de manejo. La Compañía puede revisar el récord de manejo de cualquier empleado autorizado a conducir. Si no puedo ser asegurado por la aseguradora de la Compañía, podría ser despedido o se me podría requerir proporcionar mi propio seguro a mi propio costo.
- Entiendo que es política de la granja no recorrer millas innecesarias. Los vehículos de la granja deben usarse solo para asuntos necesarios de la Compañía.
- Soy responsable por reparaciones causadas por abuso mientras el vehículo esté bajo mi control. El Gerente del Taller de Camiones tiene autoridad para determinar si hubo abuso y fijar los costos.
- Mantendré limpio el vehículo de la Compañía — interior y exterior — incluyendo lavarlo, retirar la basura con prontitud y limpiarlo antes de dejarlo para mantenimiento.
- Si mi empleo termina y no dejo el vehículo de la Compañía en condición limpia, seré responsable de los costos de limpieza.
Políticas y Procedimientos del Taller de Camiones
Cómo solicitar reparaciones o servicio
- Regadores: envíen los problemas a través de su gerente al Director de la Granja, y luego al taller de camiones.
- Operaciones: trabajen con su gerente para enviar los problemas al taller de camiones.
- Los cambios de aceite son requeridos según indica la calcomanía dentro del parabrisas. No llevar tu camioneta para servicio puede resultar en la pérdida del vehículo de la Compañía (el servicio debe hacerse dentro de las siguientes 500 millas).
- Programa los cambios de aceite antes de la temporada alta, cuando quizás no puedas llevar la camioneta.
- Contacta al Gerente del Taller de Camiones directamente por mensaje de texto.
Comunicación
- Toda la comunicación debe hacerse por mensaje de texto o por WhatsApp.
- Si no recibes respuesta en una hora, llama al taller de camiones y menciona que primero enviaste un mensaje al Gerente del Taller.
- No vayas al taller sin cita o si no te han pedido que vayas.
- Las camionetas de repuesto se proporcionan cuando hay disponibles. No se garantiza que una camioneta de repuesto sea de la misma calidad o tamaño que tu camioneta asignada.
Llantas
Contacta al Director de la Granja o al Gerente del Taller de Camiones para aprobar el reemplazo de llantas.
Limpieza de tu camioneta
- Las camionetas son propiedad de Grant 4-D Farms — no son tuyas. Debes mantener la cabina, la caja y el exterior limpios.
- Antes de dejar tu camioneta en el taller, la cabina, la caja y el exterior deben estar limpios.
- Si tu camioneta recibe servicio fuera del taller (por ejemplo, un cambio de aceite en otro lugar), recoge el recibo y entrégalo a la Compañía para el registro de mantenimiento.
- Debes reemplazar todos los filtros según lo programado.
- Las camionetas se atienden por prioridad según la necesidad y la disponibilidad de una de repuesto.
Responsabilidades del conductor
- Mantén actualizados y dentro del vehículo el registro, la tarjeta de seguro y las placas.
- Revisa los fluidos, la presión y rotación de llantas, y las luces.
- Reporta cualquier problema con la camioneta al taller. Continuar manejando un vehículo que necesita mantenimiento causa más daño.
- Recibirás una amonestación por: no llevar tu camioneta para el servicio requerido; no informar a tu gerente de un accidente; o no informar al taller de un daño y seguir manejando, causando más daños.
- No puedes instalar o reparar nada en tu camioneta sin permiso previo del taller.
Vehículos de repuesto, volteos, camiones de diez ruedas y tráileres
- Devuelve el vehículo limpio.
- Reporta cualquier daño o problema.
- Solicita el uso de un vehículo a través del Gerente del Taller de Camiones antes de tomarlo.
Administración de Flota — G4D Vehicle Management Power App
Resumen
La G4D Vehicle Management Power App es el sistema desarrollado internamente que Grant 4-D Farms usa para llevar el control de uso, mantenimiento y asignación de camiones y tractores. Usar la aplicación es obligatorio para que podamos administrar nuestra flota grande con la mayor eficiencia posible.
Requisitos de uso
- Registros de combustible — conductores.
- Asignación de vehículos a usuarios y grupos — taller de camiones o gerentes.
- Reporte de problemas con vehículos — gerentes.
- Registro de mantenimiento — taller de camiones o gerentes.
Registros de combustible (camionetas)
Cada carga de combustible debe registrarse:
- Cargando en la propiedad de la granja vía Fuel Cloud: el conductor selecciona el vehículo correcto e ingresa la lectura correcta del odómetro en Fuel Cloud. Si el odómetro lee mal, notifica al Taller de Reparación de Camiones e ingresa "0000" como millaje.
- Cargando con un proveedor externo o en tanques sin Fuel Cloud: ingresa la lectura del odómetro en la Power App (móvil o web) para el vehículo correcto. Si el odómetro lee mal, notifica al Taller, ingresa "0000" como millaje y selecciona "void".
- Ingresa los galones cargados. Si no hay medidor de galones, ingresa solo la lectura del odómetro como un "meter entry" en la Power App.
- Ingresa el costo por galón (si aplica).
Asignaciones de vehículos
Los vehículos deben asignarse correctamente a un usuario y un grupo siempre que estén en uso:
- Cuando un conductor comienza a trabajar, el Taller de Reparación de Camiones le asigna un vehículo al conductor y al grupo de su gerencia.
- Cuando se asigna un vehículo, debe hacerse una inspección perimetral para identificar el estado del vehículo y cualquier problema sin resolver (ver Reporte de Problemas).
- Si un conductor cambia de vehículo dentro de su grupo, el gerente del grupo actualiza la asignación.
- Si un vehículo necesita reparación, el Taller quita la asignación del conductor y le asigna un vehículo temporal. Cuando se repara el original, se restaura la asignación.
- Si el conductor es asignado permanentemente a un vehículo diferente, el Taller le asigna ese vehículo cuando lo reciba.
- Cuando el vehículo se devuelve al final de la temporada, el Taller quita la asignación y hace una inspección perimetral.
Reporte y resolución de problemas con vehículos
Cualquier problema con un vehículo debe reportarse y resolverse a través de la Power App:
- Emergencia (el vehículo es un peligro para el conductor o la propiedad): si es una amenaza para la vida, llama al 911. De lo contrario, llama directamente al Gerente del Taller de Camiones. Luego registra el problema en la Power App.
- No emergencia (fuga lenta de aceite, balatas, alternador, etc.): registra el problema en la Power App y manda mensaje al Taller para programar la reparación.
- Cuando un vehículo se atiende en el Taller, el taller resuelve los problemas abiertos. Los que no puedan resolverse en el momento se programan para otra fecha.
- Cuando un vehículo se atiende con un proveedor externo, el gerente del grupo del vehículo es responsable de resolver los problemas abiertos.
Registro de mantenimiento
- Trabajo en el Taller de Reparación: el taller registra todos los mantenimientos y reparaciones en la Power App.
- Trabajo con proveedor externo: el gerente del grupo del vehículo registra todos los datos en la Power App.
Comunicación y Teléfonos Celulares
La Gerencia puede asignar teléfonos celulares de la Compañía a ciertos empleados, y decide si el teléfono es básico o inteligente. Los teléfonos de la Compañía son para uso laboral; las llamadas personales deben mantenerse al mínimo.
- La Compañía pagará el reemplazo de un teléfono perdido o dañado cada dos años. Los reemplazos adicionales son responsabilidad del empleado.
- La Compañía no pagará por actualizaciones de teléfonos.
- Se proporciona un estuche con el teléfono inicial; los estuches adicionales o daños al estuche corren por cuenta del empleado.
- Cada teléfono viene con un cargador. Los cargadores o accesorios adicionales son a costo del empleado.
- El costo de descargar aplicaciones personales en un teléfono de la Compañía es responsabilidad del empleado.
Teléfonos personales en el trabajo
Se permite llevar un teléfono personal, pero las llamadas personales deben mantenerse al mínimo. Desde el 1 de julio de 2020, Idaho es un estado de manos libres y se requiere un dispositivo de manos libres para usar el teléfono mientras se maneja. Está prohibido enviar mensajes de texto manejando un vehículo, camión o equipo de la Compañía. Enviar mensajes de texto manejando cualquier vehículo es también ilegal en Idaho y Oregon. Incumplir estas reglas puede llevar a acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación.
Privilegios de la Granja
Overoles
Se puede entregar un paquete semanal de siete pares de overoles a operadores de equipo permanentes, gerentes y asistentes de gerente. Los empleados son responsables de cumplir con la política de reparación y reemplazo del proveedor. Los overoles dañados más allá de reparación se reemplazan a costo del empleado. No se proporcionan overoles a otros trabajadores.
Trabajadores H-2A: todos los overoles asignados deben devolverse antes de salir.
Uso del taller
El taller y sus herramientas son solo para uso de la granja. No se puede usar el taller para trabajar en vehículos personales, ni llevarse las herramientas a casa para uso personal.
Taller de maquinaria
Solo los empleados autorizados pueden entrar al taller de maquinaria. El taller contiene equipo peligroso; los niños y adultos no autorizados no deben tocarlo ni estar cerca. Los empleados autorizados son aquellos que pueden trabajar en el taller sin supervisión y entienden los peligros.
Compra y venta entre empleados
Las transacciones personales entre empleados se desalientan fuertemente y están prohibidas durante las horas laborales.
Visitas y niños
No deben traerse visitas ni niños al trabajo. La granja tiene muchos peligros, y la Compañía no es responsable de la seguridad de visitas o niños llevados a cualquier área de trabajo.
Almuerzo
Durante las temporadas de siembra y cosecha, se anima a los empleados a traer su almuerzo. Todos los empleados que tomen almuerzo deben registrar su salida. Tu gerente te dirá cuándo tomar tu almuerzo y por cuánto tiempo.
Buenas Prácticas Agrícolas (GAP)
GAP significa Good Agricultural Practices (Buenas Prácticas Agrícolas). Nuestros compradores de papa requieren que cumplamos con los estándares GAP. Tenemos capacitaciones periódicas de GAP, y todos los empleados deben cumplir con los requisitos de nuestros clientes y seguir los estándares de conducta GAP:
- La ropa — incluyendo calzado y ropa protectora — debe mantenerse y usarse para proteger el producto de contaminación. Se prohíbe el uso de joyería expuesta en áreas de almacenamiento, transporte y manejo de producto.
- Las pertenencias personales deben guardarse en vehículos personales y no cerca del producto o equipo que lo maneja.
- Fumar, mascar tabaco, comer, beber (excepto agua), orinar, defecar y escupir no están permitidos en ningún área de cultivo, manejo o almacenamiento.
- Los trabajadores y personal de campo que muestren signos de enfermedad serán restringidos del contacto directo con producto o superficies de contacto con alimentos.
- El personal con cortes, llagas o lesiones expuestas no puede manejar producto. Los fluidos corporales expuestos no deben tocar el producto ni las superficies de contacto con alimentos. Si ocurre un accidente, sigue los procedimientos de desinfección — incluyendo la disposición del producto expuesto y la limpieza apropiada. El equipo debe limpiarse con cloro u otro desinfectante seguro.
- No se permiten perros u otros animales en los campos de producción de papa, ni dentro o cerca de las bodegas de almacenamiento.
Sostenibilidad
Grant 4-D Farms está comprometido con prácticas sostenibles. Todos los empleados deben seguir las prácticas Generales de Sostenibilidad adoptadas por la granja, junto con las prácticas Específicas descritas en nuestro documento de Sostenibilidad. Contacta a RR. HH. para obtener una copia.
Política de No Fumar
Para proteger la seguridad de los empleados, mantener el cumplimiento con los estándares de seguridad alimentaria y reducir el riesgo a la propiedad de la Compañía, Grant 4-D Farms aplica una política estricta de no fumar. Está prohibido fumar en todo momento en la propiedad de Grant 4-D Farms y al operar cualquier equipo de la Compañía, incluyendo, sin limitarse a:
- Todos los campos, patios e instalaciones.
- Talleres, oficinas y áreas de empaque/almacenamiento.
- Vivienda proporcionada por la Compañía.
- Todos los vehículos y equipo de la Compañía (tractores, camiones, camionetas y maquinaria).
Esta política aplica a todas las formas de fumar, incluyendo cigarros, puros y productos similares.
Razones
- Seguridad alimentaria (cumplimiento GAP): fumar introduce riesgos de contaminación que pueden comprometer las auditorías y certificaciones críticas para nuestra operación.
- Riesgo de incendio y propiedad: Grant 4-D Farms ha sufrido pérdida y daño a la propiedad. El riesgo para la vivienda, el equipo y los cultivos es significativo.
- Seguridad en el lugar de trabajo: las condiciones secas, los residuos de cultivo y el ambiente del equipo crean riesgos elevados de incendio en todas las regiones donde operamos.
Alternativas permitidas
- Se permite vapear, siempre y cuando no introduzca riesgos a la seguridad alimentaria (como baterías, componentes electrónicos o desechos en áreas de producción).
- Se permite mascar tabaco, siempre y cuando no genere problemas de seguridad alimentaria — incluyendo desecho inadecuado o exposición de fluidos corporales en áreas de trabajo o producción.
Se espera que los empleados sean discretos y mantengan la limpieza y el cumplimiento con la seguridad alimentaria al usar estas alternativas.
Cumplimiento
Grant 4-D Farms aplica una política de tres faltas: amonestación verbal por la primera, amonestación escrita por la segunda, y terminación del empleo por la tercera.
Educación, Servicio de Jurado y Permiso
Educación — Asistencia educativa
Grant 4-D Farms apoya a los empleados que quieren continuar su educación y proporciona reembolso de colegiatura para programas educativos aprobados (incluyendo programas de grado, certificaciones profesionales y cursos o exámenes de licencia).
Política: La Política de Asistencia Educativa de Grant 4-D ayuda a los empleados a aprovechar oportunidades educativas que benefician tanto al empleado como a la Compañía. Los beneficios educativos no constituyen un compromiso de retención del puesto, ascenso, transferencia o aumento.
Elegibilidad: esta política aplica a todos los empleados que trabajan al menos 20 horas por semana, están activamente trabajando, y han completado al menos un año de servicio a tiempo completo. Los empleados con permiso o que trabajan menos de 20 horas por semana no son elegibles. Los empleados deben hablar con su supervisor sobre cualquier plan de asistencia educativa con tiempo suficiente para considerar el presupuesto. Contacta a RR. HH. para más información.
Servicio de jurado
Grant 4-D Farms pagará hasta ocho horas por día de compensación por hasta cinco días de servicio de jurado al año para empleados no asalariados. Los empleados asalariados no verán descuento por ausencias menores a una semana laboral. Esto también aplica a empleados llamados como testigos. Si recibes una citación, avisa a tu supervisor de inmediato. No serás penalizado por el servicio de jurado o testigo.
Permiso Familiar y Médico (FMLA)
Tipos de permiso
Los empleados elegibles pueden tomar uno de dos tipos de permiso FMLA (más cualquier requisito específico del estado):
- FMLA Básico.
- Permiso Familiar Militar.
Elegibilidad
Los empleados son elegibles para FMLA si:
- Han trabajado para la Compañía al menos 12 meses.
- Han trabajado al menos 1,250 horas para la Compañía en los 12 meses previos.
- Trabajan en un sitio con 50 o más empleados dentro de un radio de 75 millas.
Los empleados elegibles pueden tomar hasta 12 semanas de permiso sin sueldo en cualquier período de 12 meses.
La Compañía usa un período rotativo de 12 meses — medido hacia atrás desde la fecha en que el empleado usa cualquier permiso FMLA — para determinar el derecho a 12 meses, a menos que aplique un método estatal específico.
Aviso y certificación
Todas las solicitudes de permiso deben empezar con RR. HH. Los empleados deben dar al menos 30 días de aviso si la necesidad es previsible, o tan pronto como sea posible si no lo es.
Si el permiso es imprevisible, da el mayor aviso posible — generalmente dentro de uno o dos días hábiles tras reconocer la necesidad. El aviso debe ser por escrito y declarar la razón del permiso y el tiempo solicitado. Cuando sea posible, programa los tratamientos médicos para evitar interrupciones excesivas.
Para solicitar permiso FMLA:
- Notifica a tu supervisor y a RR. HH. del permiso solicitado enviando un formulario de solicitud.
- Si RR. HH. determina que eres elegible, proporciona certificación médica que apoye la necesidad del permiso.
- Continúa comunicándote con tu supervisor y RR. HH. sobre el progreso del permiso y tu fecha de regreso al trabajo, proporcionando certificación o evaluaciones adicionales según sea necesario.
FMLA Básico
El permiso FMLA Básico puede usarse para:
- Cuidar a un hijo después del nacimiento o colocación por adopción o cuidado de crianza.
- Cuidar al cónyuge, hijo o padre del empleado con una condición de salud seria.
- Recuperarse de la propia condición de salud seria del empleado cuando le impida realizar su trabajo.
El permiso total para esposo y esposa empleados por la Compañía se limita a 12 semanas combinadas, pero solo cuando el permiso es por el nacimiento, adopción o colocación en cuidado de crianza de un hijo, o para cuidar a un padre enfermo.
Permiso Familiar Militar
Permiso por exigencia calificada: los empleados elegibles pueden usar hasta 12 semanas de su derecho al FMLA Básico para ciertas exigencias calificadas cuando su cónyuge, hijo, hija o padre está en servicio activo cubierto o llamado a tal servicio como miembro de las Fuerzas Armadas o reservista desplegado a un país extranjero. Las exigencias calificadas pueden incluir despliegue de corto aviso, ciertos eventos militares, arreglos alternativos de cuidado infantil, asuntos financieros y legales, períodos de descanso y recuperación, sesiones de consejería, actividades posteriores al despliegue, y otras actividades acordadas entre la Compañía y el empleado.
Permiso para cuidar a un miembro del servicio cubierto: los empleados elegibles pueden tomar hasta 26 semanas en un período único de 12 meses para cuidar a un miembro del servicio cubierto que sea cónyuge, hijo, hija, padre o pariente más cercano del empleado. Para este permiso, el período de 12 meses se mide hacia adelante desde el inicio del permiso.
Un miembro del servicio cubierto es un miembro actual de las Fuerzas Armadas — incluyendo la Guardia Nacional, Reservas o un Veterano — que ha quedado médicamente incapacitado por una lesión o enfermedad seria sufrida en servicio activo. También incluye veteranos que sirvieron en los últimos cinco años y desarrollaron una lesión o enfermedad relacionada al servicio incurrida o agravada en servicio activo. La lesión o enfermedad debe hacerlo médicamente incapaz para las funciones por las que está recibiendo tratamiento, recuperación o terapia; en estado de paciente externo; o en la lista de retiro por discapacidad temporal.
Cuando ambos cónyuges trabajan para la Compañía, el permiso combinado para cuidar a un miembro del servicio cubierto se limita a 26 semanas en un período único de 12 meses.
Pago y beneficios durante el permiso FMLA
Los empleados deben usar las vacaciones pagadas ganadas y el tiempo de enfermedad acumulado de forma concurrente con el permiso FMLA. Si esos saldos son menores al permiso tomado, el saldo es sin sueldo. Los empleados continúan acumulando vacaciones y tiempo de enfermedad durante el permiso pagado, pero dejan de acumular durante la porción sin sueldo.
Durante un permiso FMLA aprobado, la Compañía mantiene los beneficios de salud del empleado como si estuviera trabajando activamente. Si el permiso pagado corre concurrente, la parte del empleado en la prima del plan de salud se deduce de la nómina como de costumbre. Si el permiso es sin sueldo, el empleado debe pagar su parte de la prima. La cobertura de salud cesará si el pago de la prima del empleado se atrasa más de 30 días. Si el empleado decide no regresar al trabajo por al menos 30 días naturales al final del permiso, deberá reembolsar a la Compañía por los costos de prima que la Compañía pagó durante el permiso sin sueldo — a menos que no pueda regresar debido a una condición de salud seria u otras circunstancias fuera de su control.
Reincorporación al puesto
Al regresar de un permiso FMLA, la mayoría de los empleados son restituidos a su puesto original o equivalente con pago, beneficios y otros términos equivalentes. A los empleados clave se les puede negar la restitución si se les notificó previamente de tal estatus y si la reincorporación causaría un daño económico grave a la Compañía.
Política de Vivienda Proporcionada
Se puede proporcionar vivienda temporal a empleados H-2A o domésticos cuyo hogar esté demasiado lejos de la granja para regresar cada noche.
La vivienda se proporciona sujeta a las siguientes reglas. Te pedimos seguirlas para que podamos seguir proporcionando vivienda. No seguirlas resultará en tu reubicación. Los gerentes de área son responsables de las casas y tienen autoridad para hacer cumplir las reglas.
La vivienda se proporciona solo a quienes trabajan en la granja — no a amigos o familiares no empleados aquí.
Patio
El patio debe mantenerse regado, podado y libre de hierbas para tener una apariencia bien cuidada.
Vehículos
Solo un vehículo por empleado puede mantenerse en cada casa. Los vehículos deben mantenerse fuera del pasto.
Ganado y mascotas
Electrodomésticos
La Compañía proporciona el refrigerador y la estufa. Eres responsable de mantenerlos limpios.
Limpieza y mantenimiento
Los empleados son responsables de mantener limpia y en buen estado la casa. Esto incluye:
- Todos los focos funcionando.
- Inodoros y áreas del baño limpias.
- Papel higiénico en el baño.
- Cocina, estufa y refrigerador limpios, con la comida guardada.
- Botes de basura vaciados y con tapa.
- Reparar o notificar a RR. HH. sobre mallas o puertas rotas, o sobre un extintor o botiquín consumido.
Las casas se inspeccionan a principios de cada mes por el gerente de área, y están sujetas a inspecciones aleatorias. No mantener y limpiar tu casa puede resultar en acción disciplinaria, incluso despido.
Eres responsable de todos los cargos por reparar daños a la vivienda más allá del desgaste normal. Los gerentes de área inspeccionarán y firmarán antes de emitir tu último cheque.
Código de Vestimenta
Vestimenta general
- Usa ropa limpia y bien mantenida, apropiada para tu ambiente de trabajo.
- La ropa no debe ser excesivamente apretada, reveladora o inapropiada para un ambiente profesional.
Vestimenta prohibida
- No se permiten camisas, blusas o tops con escotes excesivamente bajos. Los tops deben proporcionar cobertura adecuada y una apariencia profesional.
Calzado
- Se requiere calzado cerrado por seguridad, especialmente donde se realiza trabajo físico.
- No se permiten chanclas, sandalias ni calzado excesivamente casual.
Accesorios y arreglo personal
- La joyería y los accesorios deben ser modestos y no representar un riesgo de seguridad.
- El arreglo personal y la higiene son esenciales para una apariencia profesional.
Cumplimiento
A los empleados que no cumplan con el código de vestimenta se les puede pedir cambiarse. Las violaciones repetidas pueden resultar en acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación.
Excepciones
Cualquier solicitud de excepción — por razones religiosas, médicas u otras — debe dirigirse a Recursos Humanos y se considerará caso por caso.
Nuestro código de vestimenta busca mantener un lugar de trabajo profesional y respetuoso. Gracias por tu cooperación.
Política de Per Diem (Viáticos)
El per diem aplica cuando un empleado debe pasar la noche fuera de casa. Grant 4-D Farms pagará:
- Hospedaje.
- Vehículo.
- Combustible del vehículo.
- Cuotas de juntas o convenciones.
- $45 por día para alimentos y bebidas. Si el empleado elige comidas más caras, es responsable de la diferencia. Si la comida es proporcionada, no aplica el subsidio.
Al atender a clientes, sé razonable, prudente y actúa en el mejor interés de la Compañía. Proporciona recibos para aprobación.
Ejemplo: un empleado que sale a Ontario, Oregon, el lunes y regresa el viernes por la tarde recibe cuatro noches de per diem. El per diem se basa en el número de noches fuera de casa.
Política contra el Acoso
Esta política busca asegurar un ambiente seguro, respetuoso e inclusivo para todos los empleados, contratistas y visitantes de Grant 4-D Farms. El acoso de cualquier tipo — incluyendo verbal, físico o sexual — no será tolerado.
Alcance
Esta política aplica a todos los empleados, contratistas, visitantes y cualquier otra persona que interactúe con Grant 4-D Farms. Cubre toda la conducta que ocurra en el lugar de trabajo, las instalaciones de vivienda y cualquier ubicación asociada con el trabajo.
Acoso verbal
El acoso verbal incluye — sin limitarse a — comentarios ofensivos, insultos, bromas e insinuaciones basadas en raza, color, religión, género, origen nacional, edad, discapacidad, orientación sexual o cualquier otro estatus protegido por la ley. También incluye amenazas, intimidación o coacción que crean un ambiente intimidante, hostil u ofensivo.
Acoso físico
El acoso físico incluye contacto físico no deseado o inapropiado — como golpes, empujones, tocamientos o agresión — y acciones amenazantes como bloquear el paso o seguir a alguien.
Acoso sexual
El acoso sexual es cualquier insinuación sexual no deseada, solicitud de favores sexuales u otra conducta verbal o física de naturaleza sexual que afecte el empleo o las condiciones de vida de una persona, interfiera con su desempeño laboral, o cree un ambiente intimidante, hostil u ofensivo. Los ejemplos incluyen, sin limitarse a:
- Insinuaciones sexuales o propuestas no deseadas.
- Conducta verbal de naturaleza sexual, como comentarios obscenos, bromas o insultos.
- Conducta física de naturaleza sexual, como tocamientos, agresión o impedir el movimiento.
- Mostrar o compartir material sexualmente explícito.
Procedimientos para reportar
Se invita a cualquier persona que experimente o presencie acoso a reportarlo inmediatamente. Los reportes pueden hacerse a:
- Un supervisor o gerente inmediato.
- Recursos Humanos.
Los reportes pueden hacerse verbalmente o por escrito. Todas las quejas serán tratadas con seriedad, prontitud y la mayor confidencialidad posible. Al recibir una queja, Grant 4-D Farms:
- Iniciará prontamente una investigación imparcial.
- Mantendrá la confidencialidad hasta donde sea posible.
- Tomará la acción correctiva apropiada con base en los hallazgos, hasta e incluyendo la terminación.
Employee Acknowledgement Acuse de Recibo del Empleado
I acknowledge that I have received, read, and understand the Grant 4-D Farms Mission and Employment Policy, and I agree to abide by its contents. The following policies were covered in person at the safety meeting:
- Safety Policy.
- Vehicle Use Policy.
- Food Safety Policy (GAP).
- Wage Policy.
- Purchasing Policy.
- No Smoking Policy.
I understand that failure to abide by these policies may result in disciplinary action up to and including termination of my employment with the Company.
Confirmo que he recibido, leído y entendido la Misión y la Política de Empleo de Grant 4-D Farms, y acepto cumplir con su contenido. Las siguientes políticas se cubrieron en persona en la junta de seguridad:
- Política de Seguridad.
- Política de Uso de Vehículo.
- Política de Seguridad Alimentaria (GAP).
- Política de Salarios.
- Política de Compras.
- Política de No Fumar.
Entiendo que no cumplir con estas políticas puede resultar en acción disciplinaria, hasta e incluyendo la terminación de mi empleo con la Compañía.
Acknowledgement received Firma recibida
Thank you. Your signature has been recorded. Gracias. Tu firma ha sido registrada.
